| Geri | Önceki Konu | Sonraki Konu |
Bu bölümde Datasoft Büro Bilgi Sistemleri programı ile ilgili genel bilgiler yer almaktadır. Takip eden kısımlarda sırasıyla şu konuları bulabilirsiniz:
Bu bölümde yer alan genel bilgilerin çoğu Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda da bulunmaktadır. Adı geçen kitaptaki bilgiler bütün Datasoft programlarına hitap etmekte, bu kitapta ise sadece Datasoft Büro Bilgi Sistemleri programına özel ilaveler anlatılmaktadır. Programı iyi anlamak ve kullanmak istiyorsanız öncelikle adı geçen kitabı okuyunuz.
Aşağıda Datasoft Büro Bilgi Sistemleri programını kullanabilmek için bilmeniz gereken, ancak, Başlangıç Kitabı isimli kitapta anlatılan konu başlıkları listelenmiştir:
Datasoft Büro Bilgi Sistemleri programı, mükelleflerinizin hesapları ve resmi kayıtları için kullandığınız diğer Datasoft programlarından(Genel Muhasebe, Personel Bordrosu, İşletme Defteri...) farklı olarak, mükelleflerinizle sizin aranızda cereyan eden cari hesap hareketlerini kontrol etmenize yaramaktadır.
Datasoft Büro Bilgi Sistemleri programını kullanmada izlenecek yol aşağıda maddeler halinde belirtilmiştir.
1. Programı yükleyip çalıştırdıktan sonra öncelikle bilgilerini takip edeceğiniz şirketi tanımlayın.
2. Bu şirkete, defterlerini tuttuğunuz bütün şahıs ve firmaları ayrı birer müşteri olarak girin veya Kontrol İşlemleri Menüsü'nde bulunan Bilgi-Alışverişi opsiyonunu kullanarak Datasoft Genel Muhasebe-Datasoft İşletme Defteri-Datasoft Basit Usul Defter programlarında hesaplarını takip ettiğiniz müşterilerin, program tarafından girişinin yapılmasını sağlayın.
3. Muhasebe Ücreti gibi yıl boyunca değişmeyen ücretleri Sabit Miktar Girişi opsiyonunu kullanarak her müşteri için ayrı ayrı girin.
4. Her ayın başında Sabit Miktar Tahakkuku seçeneğini kullanarak müşterilerinizi borçlandırın. Muhasebe ücretlerini, Serbest Meslek Makbuzu opsiyonunu kullanarak cari hesaplara işletebilirsiniz.
5. Müşterilerinizin vergi, sosyal güvenlik ve özel sigorta tahakkuklarını ve ödemelerini, bu ödemeler için yaptığınız emanet tahsilatlarını Vergi İşlemleri Menüsü opsiyonlarını kullanarak takip edebilirsiniz.
Cari hesap ve vergi işlemlerinin dışında, program aşağıdaki işleri yapmaktadır:
Datasoft Büro Bilgi Sistemleri programı, sizin girdiğiniz kayıtları bilgi dosyaları dediğimiz disk dosyalarına yazmaktadır. Bu dosyalar, siz şirketleri tanımlayınca, şirketin numarası ve kayıtların ait olduğu yıl kullanılarak oluşturulan dosya adlarıyla açılır.
Program her şirket için 22 değişik dosya açar. Bu dosyaların her biri, aşağıdaki tabloda da göreceğiniz gibi, belli bir tür bilgiyi ihtiva eder. Servis İşlemleri Menüsü'ndeki opsiyonlarda seçtiğiniz dosya tiplerini buradan öğrenebilirsiniz.
TÜRÜ DOSYA ADI TANIMI ve İÇERDİĞİ BİLGİ TÜRÜ BPR BPRxxyyy.DST Firma Adres Bilgileri Dosyası TNM TNMxxyyy.DST Firma Parametreleri Dosyası MBL MBLxxyyy.DST Müşteri Bilgileri Dosyası NFS NFSxxyyy.DST Müşteri Nüfus-Adres Bilgileri Dosyası GRP GRPxxyyy.DST Müşteri Grup Dosyası NTS NTSxxyyy.DST Not Defteri Dosyası SMK SMKxxyyy.DST Sabit Miktar Dosyası CHR CHRxxyyy.DST Cari Hareket Dosyası BKY BKYxxyyy.DST Cari Toplam Dosyası STP STPxxyyy.DST Stopaj Dosyası MKB MKBxxyyy.DST Makbuz Bilgi Dosyası MKL MKLxxyyy.DST Makbuz Hareket Dosyası MKN MKNxxyyy.DST Makbuz Hareket Açıklama Dosyası FOR FORxxyyy.DST Liste Tanımları Dosyası EDT EDTxxyyy.DST Sözleşme Metni Dosyası VRG VRGxxyyy.DST Vergi Tahakkuk Dosyası VRL VRLxxyyy.DST Vergi Tahakkuk Taksit Dosyası VRO VROxxyyy.DST Vergi Ödemeleri Dosyası VRT VRTxxyyy.DST Vergi Ödeme Taksit Dosyası VRP VRPxxyyy.DST Vergi Parametreleri Dosyası VEM VEMxxyyy.DST Vergi Emanet Tahsilat Dosyası VEL VELxxyyy.DST Vergi Emanet Hareket Dosyası Tablo: Bilgi Dosyaları
Yukarıdaki tabloda, dosya adlarında gördüğünüz xx ve yyy kısımları değişkendir. Bu değişkenler şu anlama gelir:
xx Şirketin tanımlı olduğu yıl. Örneğin; "04".
yyy Şirketin numarası. Örneğin: "012".
Örnek: MBL04001.DST: 2004 yılında tanımlı 1 numaralı şirketin Müşteri Bilgileri Dosyası. CHR04111.DST: 2004 yılında tanımlı 111 numaralı şirketin Cari Hareket Dosyası.
Ayrıca program, belli bir yılda tanımlanmış şirketlere ait dosyaları, ilgili yılı belirten alt-kataloglar içinde tutmaktadır. Bu alt-kataloglar programın yüklü olduğu kataloğun içinde açılmaktadır. Alt-katalog adları "BBDATxx" şeklinde belirlenmektedir. Burada xx yılı belirten iki haneli bir sayıdır. Örneğin; 2004 yılında tanımlı şirketler için "BBDAT04" şeklinde bir alt-katalog kullanılır.
Programın sağlıklı çalışabilmesi, kayıtlarını tuttuğunuz şirketin bilgilerini girebilmeniz ve istediğiniz raporları alabilmeniz için bütün bu dosyalar sabit diskinizde mevcut ve sağlam olmalıdır. Bu dosyalardan herhangi birinde bir bozulma olduğunda, Şirket Seçimi Ekranı'ndan şirketi seçerken Dosyasına Servis Gerekiyor mesajı verilir ve şirkete girilmez.
Şirketlere özel kayıtların takibi amacıyla açılan ve kullanılan bu dosyalardan başka, Datasoft Büro Bilgi Sistemleri programı altı tane de herhangi bir firmanın bilgilerine bağlı olmayan genel bilgi dosyası açar. Bu dosyalar, Form Tanım Dosyası, Sabit Değerler Dosyası, Gecikme Zammı Oranları Dosyası, Genel Grup Dosyası, Firma Fihristi Dosyası'dır.
Form Tanım Dosyası
Bu dosyada, Serbest Meslek Makbuzu tanımları, Nüfus Listesi ve Özel Tanımlı listeleriniz tutulmaktadır. Bu dosyanın adı BBDAT.FOR şeklindedir, yıla veya herhangi bir firmanın bilgilerine bağlı değildir.
Sabit Değerler Dosyası
Bu dosyada, sabit değerler (bilgi alan başlıkları, yedekleme komut tanımları, vs.) yer almaktadır. Bu dosyanın adı BBDAT.TNM şeklindedir, yıla veya herhangi bir firmanın bilgilerine bağlı değildir.
Gecikme Zammı Oranları Dosyası
Bu dosyada, vergi işlemlerinde gecikme zammı hesaplamasında kullanılacak oranlar tutulmaktadır. Bu dosyanın adı BBDAT.VRG şeklindedir, yıla veya herhangi bir firmanın bilgilerine bağlı değildir.
Grup Tanımları Dosyası
Bu dosyada, genel grup tanımları (il, uyruk, vergi tipleri, vs.) tutulmaktadır. Bu dosyanın adı BBDAT.GRP şeklindedir, yıla veya herhangi bir firmanın bilgilerine bağlı değildir.
Genel Parametre Dosyası
Bu dosyada, ücret hesaplamalarında kullanılan sabit değerler tutulmaktadır. Bu dosyada saklanan bilgiler belli bir yılda tanımlı tüm şirketlere hitap eden parametrelerdir. Bu dosyanın adı BBDATxx.PRM şeklindedir. Burada xx kısmı içinde bulunulan yılı simgeleyen bir belirteçtir.
Firma Fihristi Dosyası
Bu dosyada, belli bir yılda tanımlanmış şirketlerin numaraları ve adları tutulur. Şirket Seçim Penceresi'nde gösterilen şirket listesi bu dosyadan okunur, böylece her fihrist istediğinizde disk taranmayarak zaman kazanılır. Bu dosyanın adı BBDATxx.FRM şeklindedir. Burada xx kısmı içinde bulunan yılı simgeleyen bir belirteçtir.
Örnek: BBDAT04.FRM: 2004 yılında tanımlı şirketlerin listesi (fihristi).
Bu dosyalarda bir bozulma olduğunda Servis İşlemleri Menüsü'ndeki opsiyonları kullanarak düzeltemezsiniz. Ayrıca yedekleme işlemi sırasında bu dosyalar alınmadığı için geri yükleme de yapamazsınız. Bu gibi bu durumla karşılaşırsanız yapmanız gereken ilgili dosyayı silmektir. Bu dosyalar program tarafından otomatik olarak açıldığı için bu silmenin size herhangi bir zararı olmaz. Silme işlemini aşağıda anlatıldığı şekilde yapın:
İşletim Sisteminiz DOS İse:
1. Programın bulunduğu sabit disk sürücüsüne geçin. Örneğin:
C: [Enter]
2. Programın içine yüklendiği kataloğa girin:
CD \DSOFT30 [Enter]
3. Silinecek dosya Sabit Değerler Dosyası ise şu komutu yazın:
DEL BBDAT.TNM [Enter]
4.Silinecek dosya Firma Fihristi Dosyası ise şu komutu yazın:
DEL BBDATxx.FRM [Enter]
Not: Üstteki maddede "xx" yerine içinde bulunduğunuz yılın son iki rakamını yazacaksınız. Örneğin; 2004 yılına ait dosyayı siliyorsanız BBDAT04.FRM.
5. Programı çalıştırarak sildiğiniz dosyanın yeniden açılmasını sağlayın.
İşletim Sisteminiz Unix İse:
1. Bir terminalde Login: durumunda iken Datasoft programlarını kullanmanız için tanımlanmış kullanıcı adını (username) vererek sisteme girin.
2. Programın içine yüklendiği kataloğa girin:
cd /dsoft30 [Enter]
3. Silinecek dosya Sabit Değerler Dosyası ise şu komutu yazın:
rm BBDAT.TNM [Enter]
4. Silinecek dosya Firma Fihristi Dosyası ise şu komutu yazın:
rm BBDATxx.FRM [Enter]
Not: Üstteki maddede "xx" yerine içinde bulunduğunuz yılın son iki rakamını yazacaksınız. Örneğin; 2004 yılına ait dosyayı siliyorsanız BBDAT04.FRM yazın.
5. Programı çalıştırarak sildiğiniz dosyanın yeniden açılmasını sağlayın.
Hazır bilgi dosyalarından bahsederken bir konuyu burada bir defa daha önemle vurgulamak isteriz: Bilgilerin yedeklenmesi...Yukarıda bahsettiğimiz bilgi dosyaları tamamen sizin zahmetli ve uzun süreli çalışmalarınızın ürünüdür. Belki de bir bakıma bu dosyalara işinizi emanet etmektesiniz! Bu yüzden emeğinizi ve işinizi korumak istiyorsanız, Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda kapsamlı olarak anlatılan yedekleme işlemini bir alışkanlık haline getirmelisiniz. Biz bugüne kadar, kullanıcı ısrarla emretmedikçe, kendi bilgilerini yok eden bir uygulama programı görmedik -- ve, tabii, yazmadık. Ancak, kullanıcının karşılaştığı sorunların en büyük kesimini teşkil eden donanım ve elektrik arızalarına karşı bir programın yapacağı hiçbir şey olamaz. Böyle bir arıza sonucu bilgileriniz kaybolursa ve yedeğiniz de yoksa, her şeye baştan başlarsınız!
Datasoft Büro Bilgi Sistemleri programının alt menülerden oluşan ana menü opsiyonları aşağıda gösterilmiştir. Her alt menüde, söz konusu menüye özel opsiyonların dışında, iki standart opsiyon bulunmaktadır. Bu opsiyonlar şunlardır:
O: Ana Menü
Bu opsiyon programın Ana Menü'süne dönmenizi sağlar.
S: Program Sonu
Bu opsiyon, programla işiniz bittiğinde, programdan çıkarak işletim sistemine dönmenizi sağlar.
Ana Menü A Müşteri Kayıtları Menüsü B Makbuz İşlemleri Menüsü C Vergi İşlemleri Menüsü D Müşteri Listeleri Menüsü F Cari Raporlar Menüsü G Kontrol İşlemleri Menüsü P Parametreler Menüsü X Servis İşlemleri Menüsü O Şirket Seçimi
Müşteri Seçim Penceresi
Datasoft Büro Bilgi Sistemleri programının kullanıcıya kolaylık sağlayan özelliklerinden birisi Müşteri Seçim Penceresi'dir. Programın temel dosyası Müşteri Bilgileri Dosyası olduğu için, program içinde, Müşteri Kodu sorulan her yerde [F1] tuşuna basarak bu pencereyi çağırabilirsiniz.
Bu pencerede üzerinde çalışmakta olduğunuz şirketin (Bu şirketi kendi büronuzun hesaplarını takip etmek için açmış olacaksınız.) müşterileri gösterilir.
Aşağıda, maddeler halinde bu pencerenin özellikleri anlatılmıştır:
Pencere aktif iken kullanabileceğiniz tuşlar ve komutlar şunlardır(Diğer tuşlar Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda ayrıntılı olarak anlatılmıştır.):
[K] Kod. Müşteri listesini, belli bir müşteri kodundan başlayarak, pencerede içinde koda göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [K] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Kod: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi Müşteri Kodu'ndan başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o kodu(Tek bir rakam da olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
[A] Ad. Müşteri listesini, belli bir addan başlayarak, pencerede içinde müşteri adına göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [A] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Ad: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi Müşteri Adı'ndan başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o adı(Tek bir harf de olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
[S] Soyad. Müşteri listesini, belli bir soyaddan başlayarak, pencerede içinde müşteri soyadına göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [S] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Soyad: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi Müşteri Soyadı'ndan başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o soyadı(Tek bir harf de olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
[U] Unvan. Müşteri listesini, belli bir unvandan başlayarak, pencerede içinde müşteri unvanına göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [U] (veya Ü) tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Unvan: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi Müşteri Unvanı'ndan başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o unvanı(Tek bir harf de olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
[E] Ek. Yeni bir müşteri girişi yapmanızı sağlar. Bu seçenek, yalnızca Serbest Meslek Makbuzu ve Borç/Alacak Dekontu opsiyonlarında kullanılabilmektedir. [E] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve tanımlayacağınız müşterinin bilgilerini girmeniz beklenir. Müşteri bilgilerini girmenizden sonra pencerenin en altında Bilgiler Doğru mu (E/H)? sorusu çıkar. Soruyu [E] ile cevapladığınızda müşteri kaydı yapılarak tekrar müşteri listesi gösterilir. Müşteri kaydı yapmadan çıkmak istiyorsanız [Esc] tuşuna basın.
Cari Hesap Seçim Penceresi
Hesap türü sorulan her yerde, [F1] tuşuna basarak çağıracağınız bu pencerede yaptığınız cari hesap tanımları gösterilmektedir. Yaptığınız işlem, yalnızca sabit miktar girişi yapılan hesapları ilgilendiriyorsa sadece sabit miktar girişi yapılan kodlar pencerede gösterilir. Pencerede gösterilen cari hesap tiplerinden birini, kodu olan harfe basarak seçebilirsiniz. Bu penceredeyken, tekrar [F1] tuşuna bastığınızda bütün Cari Hesap Tablosu ekranda gösterilmekte ve tabloyu tanımlamanız sağlanmaktadır.
Makbuz Seçim Penceresi
Müşteri-Defter Entegrasyonu'nda makbuz aralığı girmeniz gereken alanlarda [F1] tuşuna basarak çağırabileceğiniz bu pencerede, kesmiş olduğunuz serbest meslek makbuzları listelenmektedir. Pencere aktif iken, [N] tuşuna basarak listenin istediğiniz numaradan başlamasını sağlayabilirsiniz. [N] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte No: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi Makbuz Numarası'ndan başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o numarayı(Tek bir karakter de olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
Vergi Kodu Seçim Penceresi
Vergi İşlemleri Menüsü'nde Vergi Kodu sorulan her yerde, [F1] tuşuna basarak çağıracağınız bu pencerede, yaptığınız vergi kod tanımları gösterilmektedir. Yaptığınız işlem, vergiyle ilgiliyse sadece vergi kodları, sosyal güvenlikle ilgiliyse sadece sosyal güvenlik kodları, özel sigortayla ilgiliyse sadece özel sigorta kodları pencerede gösterilir. Pencerede gösterilen gruplardan birini kodu olan harfe basarak seçebilirsiniz.
Genel Grup Seçim Penceresi
Müşteri bilgi girişinde, uyruk ve plaka alanlarında; vergi kod ve alt kod tanımı yaparken vergi kodu alanlarında [F1] tuşuna basarak çağırabileceğiniz bu pencerede, ilgili grup kodları listelenmektedir. Bu pencerede kullanabileceğiniz özel tuşlar ve işlevleri şu şekildedir:
[G] Güncelle. Grup listesinin, master dosyadan okunarak yeniden oluşmasını istediğinizde bu tuşu kullanabilirsiniz. Güncelleme sırasında, yaptığınız değişiklikler korunarak, yalnızca listede olmayan gruplar listeye dahil edilir.
[S] Sil. Bu tuşu kullanarak, üzerinde bulunduğunuz satırdaki grup tanımının silinmesini sağlayabilirsiniz. Eğer, silmek istediğiniz grup kodu herhangi bir kartta kullanılmışsa, program silme işlemine izin vermez.
[K] Kod. Listeyi belli bir koddan başlayarak, grup koduna göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [K] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Kod: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi koddan başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o kodu (tek bir karakter de olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
[A] Ad. Listeyi belli bir addan başlayarak, grup adına göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [A] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Ad: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi grup adından başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o adı(tek bir harf de olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
Müşteri Grup Seçim Penceresi
Müşteri Grup Kodu sorulan her yerde [F1] tuşuna basarak çağırabileceğiniz bu pencerede, müşteri grup kodları listelenmektedir. Bu pencerede kullanabileceğiniz özel tuşlar ve işlevleri şu şekildedir:
[S] Sil. Bu tuşu kullanarak, üzerinde bulunduğunuz satırdaki grup tanımının silinmesini sağlayabilirsiniz. Eğer, silmek istediğiniz grup kodu herhangi bir kartta kullanılmışsa program silme işlemine izin vermez.
[K] Kod. Listeyi belli bir koddan başlayarak, grup koduna göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [K] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Kod: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi koddan başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o kodu (tek bir karakter de olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
[A] Ad. Listeyi belli bir addan başlayarak, grup adına göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [A] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Ad: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi grup adından başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o adı(tek bir harf de olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
Şirketlerin tanımlanması ve üzerinde çalışılacak şirketin seçilmesi ile ilgili işlemler Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda açıklanmıştır. Burada sadece Datasoft Büro Bilgi Sistemleri programında bir şirketin nasıl tanımlanacağı anlatılmaktadır.
Mükelleflerinizin hesaplarını ve resmi kayıtlarını takip etmenizi sağlayan diğer Datasoft programlarından(Genel Muhasebe, Personel Bordrosu, İşletme Defteri...) farklı olarak, Datasoft Büro Bilgi Sistemleri programı sadece sizin hesaplarınızın takibini yapmaktadır. Bu sebeple, bu programda bütün müşterileriniz için ayrı birer şirket değil, büronuz adına tek bir şirket tanımlamaktasınız. Mükelleflerinizi de bu şirkete cari hesaplar olarak girmektesiniz.
Bir şirketin tanımlanması için, Şirket Seçim Ekranı'nda Şirket No alanına daha önce kullanılmamış bir şirket numarası yazılması gerekir. Şirket numarasını yazmanızdan sonra, program o yılda tanımlı bir şirket bulamayarak Yeni Firma Tanımlama mı ? sorusunu ekrana çıkarır. Şirketi tanımlamak istiyorsanız bu soruyu [Evet] ile cevaplayın.
Tanımlama başladıktan sonra, Parametreler Menüsü'nde yer alan opsiyonlar sırayla getirilerek şirkete özel bilgileri girmeniz beklenir. Bu opsiyonlar şunlardır: Firma Bilgileri Girişi, Adres Bilgileri Girişi, Firma Parametreleri Girişi, Cari Hesap Tanımları.
Tanımlama sırasında, bir opsiyonun ekranındaki en son bilgiyi de girip [Enter] tuşuna basmanızdan sonra direkt olarak bir sonraki opsiyonun ekranına geçilir.
Şirketi tanımlarken kullanabileceğiniz özel tuşlar şunlardır:
[PgUp] Önceki Ekran. Bir önceki ekrana (Burada her ekran Parametreler Menüsü'ndeki bir opsiyona karşılık gelmektedir) döner.
[PgDn] Sonraki Ekran. Doğrudan bir sonraki ekrana geçer.
[Esc] İptal. Tanımlamayı iptal ederek Şirket Seçimi Ekranı'na döner
En son bilgiyi de girip [Enter] tuşuna basmanızdan sonra en altta Girilen Bilgiler Doğru mu ? sorusu çıkar. Soruyu [Evet] olarak cevaplamanızdan sonra söz konusu şirketin bilgilerinin yazılacağı bilgi dosyaları oluşturularak bilgi girmenize hazır hale gelir.
Şirket tanımlandıktan sonra program Parametreler Menüsü'nde kalır. Siz buradan diğer menülere geçebilirsiniz.
| Geri | Önceki Konu | Sonraki Konu |
Bu sayfa son olarak 10 Ocak 2005 tarihinde güncellendi.