| Geri | Önceki Konu | Sonraki Konu |
Bu bölümde Ticari Entegre'nin özelliklerine genel bir bakış sunulacaktır. Bölümün devamındaki kısımlarda sırasıyla şu konuları bulabilirsiniz:
Ayrıca, kitap içindeki üç kitapçığın Giriş bölümlerinde de aşağıdaki konularla ilgili bilgi bulabilirsiniz. Bu bilgiler ilgili kitapçıkta anlatılan ana programa hitap etmektedir:
Bu bölümde anlatılanların büyük bir kısmı Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda da anlatılmaktadır. Başlangıç Kitabı'nda bulunan bilgiler bütün Datasoft programlarına hitap etmekte, bu kitapta ise sadece Ticari Entegre programına özel durumlar anlatılmaktadır.
Aşağıda, Ticari Entegre'yi kullanmak için bilmeniz gerekip Başlangıç Kitabı'nda anlatılan konu başlıkları listelenmiştir:
Daha önce de belirttiğimiz gibi Ticari Entegre'nin parçası olan Genel Muhasebe bu kitapta değil kendi özel kullanım kılavuzu içinde anlatılmıştır. Program hakkında bilgi edinmek için kullanım kılavuzuna bakınız.
Not: Entegrasyon Modülü kısmını okumadan önce Genel Muhasebe Kullanım Kılavuzu'nu okumanızı öneririz. Çünkü Entegrasyon modülünü kullanabilmek için öncelikle muhasebe hesap planının tanımlanmış olması gerekir.
Ticari Entegre programı, mal veya hizmet alım-satımı ile iştigal eden ticarethanelerin ticari, mali ve resmi işlerini takip etmelerini sağlamak amacıyla yazılmış bir paket programdır. Programı kullanarak firmanızın aşağıdaki işlerini yapabilirsiniz:
Burada kısaca anlatılan bu işleri nasıl yapacağınız ileride detaylı olarak açıklanacaktır. Programı kullanmada izleyeceğiniz yol ana hatlarıyla şöyledir:
1. Ticari işlerini takip edeceğiniz firmayı (kendi firmanızı) tanımlayın, parametreleri ve sabit değerleri girin. Burada dikkat etmeniz gereken husus firmayı Stok-Cari-Fatura, Çek-Senet Takibi ve Genel Muhasebe programlarında ayrı ayrı tanımlamak ve Entegrasyon modülünde programlar arası bağlantıları kurmaktır.
2. Stok-Cari-Fatura programına girip firmanın stok kartlarını ve cari hesap kartlarını tanımlayın (Stok-Cari-Fatura bölümü).
3. Çek-Senet Takibi programını çalıştırıp iş yaptığınız (hesabınız olan) bankaları birer kart olarak tanımlayın (Çek-Senet Takibi bölümü).
4. Genel Muhasebe programını çalıştırıp firmayı tanımlayın (Genel Muhasebe Kullanım Kılavuzu).
Kartları ve hesapları tanımlarken her birine özel bir kod vermeniz istenecektir. Kodlamanın düzgün yapılması ileride programdan alacağınız verimi artıracak, bilgi girerken ve rapor alırken belli bir kayda erişmenizi kolaylaştıracaktır. Bu bakımdan, kitap içinde yeri geldikçe anlatılan kodlama tekniklerini irdeleyip kendi bünyenize uygun bir kod şablonu oluşturmalısınız.
5. Entegrasyon modülüne girip stok kartları, cari hesap kartları ve banka kartları ile muhasebe hesapları arasındaki bağlantıları kurun. Resmi muhasebeye direkt entegrasyon için bu kartların her biri hesap planındaki belli bir hesaba bağlanmalıdır (Entegrasyon Modülü bölümü).
Stok-Cari-Fatura ve Çek-Senet Takibi ile Genel Muhasebe arasındaki entegrasyon tek yönlüdür. Yani Genel Muhasebe'de yaptığınız bir işlem diğer ikisine ait bilgilere aksettirilmez.
Stok-Cari-Fatura ile Çek-Senet Takibi arasında "doğal" bir entegrasyon vardır. Yani bu ikisini entegre olarak kullanmak için tüm yapmanız gereken firmanızı her ikisinde de aynı numarayla tanımlamaktır, Entegrasyon modülünü kullanmanıza gerek kalmaz. Buna karşılık, Stok-Cari-Fatura ve Çek-Senet Takibi'nin ikisinin veya birisinin Genel Muhasebe ile entegre olmasını istiyorsanız Entegrasyon modülünü kullanmanız şarttır. Ayrıca Stok-Cari-Fatura ve Çek-Senet Takibi'nin Firma Parametreleri Girişi'nde Genel Muhasebe'yle entegre olacağını belirten bir soruya da [E] girmeniz gerekir.
6. Bütün bu tanımlamalar yapıldığında üzerinde çalışacağınız iskelet tamamlanmış demektir. Bundan sonra yapmanız gereken düzenli olarak günlük kayıtları işlemektir.
Kuruluş anından itibaren bilgisayar kullanacak firmaların programa adaptasyon sağlaması son derece kolaydır, tek önemli husus - yukarıda da belirttiğimiz gibi - sağlıklı bir altyapı oluşturabilmektir. Faaliyetine devam etmekte iken bilgisayara geçen firmalar, özellikle yıl ortasında ise, bir takım uyum zorlukları çekebilir. Bu zorlukları bertaraf etmenin en kolay yolu, iskeleti bina ettikten sonra, yıl başından itibaren bütün hareketleri programa işlemektir. Ancak istenirse yıl içinde belli bir gün baz alınarak, o tarihten itibaren günlük kayıtlar işlenebilir. Bunu yapmak yerine, yıl sonuna kadar programı deneme amaçlı olarak kullanıp, bir sonraki yılın başından itibaren reel kullanıma başlamak da mümkündür. Her iki halde de, kümülatif toplamların hesaplanabilmesi için, daha önceki işlem toplamlarının (bir önceki yıl sonu itibariyle oluşmuş devir rakamları veya baz alınan tarih itibariyle oluşmuş toplamlar) başlangıç değerleri olarak programa girilmesi gerekir. Aşağıda bu girişleri nasıl yapabileceğiniz açıklanmaktadır:
7. Dönem sonuna geldiğinizde bütün hesapları kapatarak ihtiyacınız olan rapor ve dökümleri alın ve bir sonraki yıla devir yapın.
Üç ana programdan oluşan Ticari Entegre'de programlar arası entegrasyon aşağıda anlatıldığı şekilde yapılmaktadır.
8. Stok giriş/çıkış ve Cari borç/alacak hareketleri sadece kendi dosyalarına işlenir.
9. Üretim işlemi:
Stok: stok giriş hareketi (mamul) ve stok çıkış hareketi (hammadde) olarak işlenir.
10. Alış faturaları:
Stok: stok giriş hareketi olarak,
Cari: cari alacak hareketi olarak,
Muhasebe: mahsup veya tediye fişi olarak,
Kasa: Alacak hareketi olarak işlenir.
11. Satış faturaları:
Stok: stok çıkış hareketi olarak,
Cari: cari borç hareketi olarak,
Muhasebe: mahsup veya tahsil fişi olarak,
Kasa:Borç Hareketi olarak işlenir.
12. Müstahsil makbuzları:
Stok: stok giriş hareketi olarak,
Cari: cari alacak hareketi olarak işlenir.
13. Tahsil makbuzları:
Cari: cari alacak hareketi olarak,
Çek-Senet Takibi: portföye çek veya senet olarak,
Muhasebe: mahsup veya tahsil fişi olarak,
Banka: banka borç hareketi olarak,
Kasa:Kasa alacak hareketi olarak işlenir.
14. Ödeme makbuzları:
Cari: cari borç hareketi olarak,
Çek-Senet Takibi: portföydeki çek veya senetler ciro edilmiş olarak,
Muhasebe: mahsup veya tediye fişi olarak,
Banka: banka alacak hareketi olarak,
Kasa: Kasa borç hareketi olarak işlenir.
Tahsil ve Ödeme makbuzlarında, aynı makbuzla çek, senet, nakit ve havale gibi değişik türevli giriş yapılabildiği için belli bir makbuz dolayısıyla hangi bilgi dosyalarına entegre kayıt işleneceği makbuz içeriğine göre değişir.
15. Diğer çek-senet işlemleri:
Çek-Senet Takibi, Cari, Muhasebe ve Banka kayıtlarına gerektiği gibi işlem yapılır.
Muhasebeyi ilgilendiren diğer işlemler Genel Muhasebe programından yevmiye fişi olarak girilebilir. Ancak, bu şekilde girilen fişler Stok-Cari-Fatura ve Çek-Senet Takibi programlarının bilgi dosyalarına işlenmez.
Ticari Entegre sizin girdiğiniz verileri (kayıt, bilgi) bilgi dosyası dediğimiz yapılar halinde diske yazmaktadır. Bu dosyalar, şirketi ilk tanımladığınızda, ait oldukları yılın son iki hanesi ve firma için belirlediğiniz üç haneli numara kullanılarak oluşturulan adlara sahiptir.
Ticari Entegre'yi oluşturan üç ana programın kullandığı bilgi dosyalarının adlarını kendilerine ayrılmış olan bölümün Giriş kısmında Bilgi Dosyaları başlığı altında bulabilirsiniz.
Belli bir yılda tanımlanmış bütün şirketlere ait bilgi dosyalarının tamamı ilgili yılı belirten alt-kataloglar içinde tutulmaktadır. Bu alt-kataloglar programın yüklü olduğu kataloğun içinde açılmaktadır. Sizin haberiniz olmadan program tarafından otomatik açılan bu alt-katalog adları "ENTEGxx" şeklindedir. Burada "xx" söz konusu yılı ifade eden iki haneli bir sayıdır. Örneğin 2004 yılında tanımlanmış olan şirketlerin bilgi dosyaları için "ENTEG04" alt-katalog adı kullanılır.
Şirketlere özel kayıtların yazılması amacıyla açılan ve kullanılan bilgi dosyalarından başka, Ticari Entegre programı kendi kullanımı için de iki tane bilgi dosyası açar. Bu dosyalar Sistem Parametre Dosyası ve Firma Fihristi Dosyası'dır.
Sistem Parametre Dosyası
Bu dosyada programın çalışmasını etkileyen kontrol parametreleri ve sabit değerler (renk kodları, yazıcı tanımları, vs.) tutulur. Bu dosyada saklanan bilgiler programın kendisi içindir. Dosya adı "DSENT.STP" şeklindedir.
Firma Fihristi Dosyası
Bu dosyada belli bir yılda tanımlanmış firmaların numaraları ve adları saklanır. Firma Seçim Pencere'sinde gösterilen şirket listesi bu dosyadan okunur. Böylece her fihrist istediğinizde disk taraması yapılmadığından zaman kazanmanızı sağlar.
Dosyanın adı "DSENTxx.FRM" şeklindedir. Burada "xx" kısmı fihristin ait olduğu yılı ifade eden iki haneli bir sayıdır. Örneğin 2004 yılında tanımlı şirketler için "DSENT04.FRM" şeklinde bir dosya adı kullanılır.
Bu iki dosya firma bilgilerinin tutulduğu alt-katalog içinde değil, programın yüklü olduğu katalog içinde bulunmaktadır.
Bu dosyalardan birinde bozulma olduğunda Servis İşlemleri menüsündeki opsiyonları kullanarak düzeltemezsiniz. Ayrıca, Bilgilerin Yedeklenmesi işlemi bu dosyaların yedeğini almadığı için geri yükleme de yapamazsınız. Bu gibi bir durumla karşılaştığınızda - örneğin Hatalı Sistem Parametre Dosyası şeklinde bir mesaj çıkarsa - yapmanız gereken ilgili dosyayı silmektir. Dosyalar program tarafından otomatik olarak açıldığı için silmenizin size herhangi bir zararı olmaz. Silme işini şu şekilde yapın (her satırın sonunda [Enter] tuşuna basmayı unutmayın):
İşletim sisteminiz DOS ise:
1. Programın içine yüklendiği kataloğa girin:
CD \DSOFT30 [Enter]
2. Silinecek dosya Sistem Parametre Dosyası ise şu komutu yazın:
DEL DSENT.STP [Enter]
3. Silinecek dosya Firma Fihristi Dosyası ise şu komutu yazın:
DEL DSENT04.FRM [Enter]
Dikkat: Başka bir yıla ait dosyayı silmek için "04" yerine o yılın son iki hanesini yazacaksınız.
İşletim sisteminiz Unix ise:
4. Bir terminalde Login: durumunda iken Datasoft programlarını kullanmanız için tanımlanmış kullanıcı adını (username) vererek sisteme girin.
5. Programın içine yüklendiği kataloğa geçin:
cd /dsoft30 [Enter]
6. Silinecek dosya Sistem Parametre Dosyası ise şu komutu yazın:
rm dsent.stp [Enter]
7. Silinecek dosya Firma Fihristi Dosyası ise şu komutu yazın:
rm DSENT04.FRM [Enter]
Dikkat: Başka bir yıla ait dosyayı silmek için "04" yerine o yılın son iki hanesini yazacaksınız.
Hazır bilgi dosyalarından bahsederken bir konuyu burada bir defa daha önemle vurgulamak istiyoruz: Bilgilerin yedeklenmesi... Yukarıda bahsettiğimiz bilgi dosyaları tamamen sizin zahmetli ve uzun süreli çalışmalarınızın ürünüdür. Daha da ötesi, işinizi tamamen bilgisayarla takip ediyorsanız, işiniz bu dosyalara bağlıdır. Bu yüzden, emeğinizi ve işinizi korumak istiyorsanız Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda kapsamlı olarak anlatılan yedekleme işlemini bir alışkanlık haline getirmelisiniz. Biz bugüne kadar, kullanıcı emretmedikçe, kendi bilgilerini yokeden bir uygulama programı görmedik - ve tabii yazmadık. Ancak, kullanıcının karşılaştığı sorunların en başında gelen elektrik ve donanım arızalarına karşı bir programın yapabileceği hiçbir şey olamaz. Böyle bir arıza sonucu bilgileriniz kaybolursa ve yedeğiniz de yoksa, herşeye baştan başlarsınız.
Ticari Entegre'yi oluşturan programların menüleri ve menü opsiyonları her bir programa ayrılmış kitapçığın Giriş bölümünde, Menüler başlıklı kısımda belirtilmiştir. Belli bir programın menü ağacını görmek için kitabın ilgili kısmına bakınız. Menüleri nasıl kullanacağınız hakkında bilgi edinmek için Başlangıç Kitabı isimli kitaba bakınız.
Her menüde, menüye özel işlemleri yapan opsiyonların yanında iki tane de standart opsiyon bulunmaktadır:
Ana Menü
Bu opsiyonu seçerek çalışmakta olduğunuz programın Ana Menüsüne dönebilirsiniz. Ana menüler asli olarak programın asıl işlevlerine ulaşmanızı sağlayan alt-menülere geçmeyi sağlamaktadır.
Program Sonu
Programla işinizi bitirip, bilgisayarınızı kapatacağınız veya işletim sistemine dönerek başka işler yapacağınız zaman bu opsiyonu seçerek programdan çıkmanız gerekir.
Uyarı: Program Sonu ile bir Datasoft programının çalışmasına son vermeden bilgisayarınızı kapatmayın. Aksi halde bilgilerinize zarar verebilirsiniz.
Çok Kullanıcılı Sistemler: Unix ve Network gibi çok kullanıcılı sistemlerde bilgisayarı kapatmak için Datasoft programlarından çıkmanız yeterli değildir. Bu sistemlerde bilgisayar kapatılmadan önce belli bir kapatma prosedürünün takip edilmesi gerekir. Detaylı açıklama için sisteminizin dokümantasyonuna bakınız.
Pencereler, belli bir işlem yaparken, işlemden etkilenecek kaydı veya işlemin opsiyonlarını seçmenize yarayan yapılardır. Ticari Entegre'yi oluşturan programların her biri kendisine özel çok sayıda pencere içermektedir. Bu pencerelerin ne tür kayıtları gösterdikleri ve nasıl kullanıldıkları kendilerine ait kitapçığın Giriş bölümünde, Pencereler kısım başlığı altında açıklanmıştır. Pencerelerin hepsinde bulunan ortak özellikler ve Opsiyon Seçim Pencereleri ise Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda anlatılmıştır.
Ticari Entegre'yi kullanarak bilgilerini takip edeceğiniz firmaların öncelikle tanımlanması gerekmektedir. Bir firmanın tanımlanmasının ve belli bir seansta bilgileri girilecek firmanın seçilmesinin nasıl yapılacağı Başlangıç Kitabı'nda anlatılmıştır. Burada sadece Ticari Entegre'ye özel açıklamalar yer almaktadır.
Ticari Entegre ile bilgilerini takip edeceğiniz firmayı tanımlarken şu hususlara dikkat edin:
Yeni bir firma tanımlamak için Firma Seçimi Ekranı'nda Firma No alanına daha önce kullanılmamış bir numara yazılması gerekir. Program o yılda girdiğiniz numarayla tanımlı bir firma bulamayacağı için Yeni Firma Tanımlama mı? diye sorar. Şirketi tanımlamak ve bilgi dosyalarını oluşturmak için bu soruyu [E] tuşuna basarak cevaplayın.
Not: Firmayı entegre olarak tanımlıyorsanız bu soru değişir. Örneğin, önce Stok-Cari-Fatura'da tanımlamış, şimdi de Çek-Senet Takibi'nde tanımlıyorsanız çıkan soru Çek-Senet Dosyaları Tanımlansın mı? şeklindedir.
Tanımlama başlayınca, program, Parametreler menüsündeki opsiyonlara sırayla uğrayarak firmaya özel bilgileri girmenizi bekler. Tanımlama sırasında aşağıdaki tuşları kullanabilirsiniz.
[PgUp] Önceki ekran. Bir önceki ekrana döner. Burada her ekran Parametreler menüsündeki bir opsiyona karşılık gelmektedir.
[PgDn] Sonraki ekran. Bir sonraki ekrana geçer veya son ekranda iseniz firmayı tanımlamak üzere bir soru sorar.
[PgUp] ve [PgDn] tuşlarına basmadan, sırayla gerekli bilgileri girip bir ekranın en altına indiğinizde program kendiliğinden bir sonraki ekrana geçer.
[Esc] İptal. Tanımlamayı iptal ederek Firma Seçimi Ekranı'na dönmek üzere Değişiklikler İptal Edilsin mi? sorusunu sorar. Bu soruyu [E] ile cevapladığınızda firma tanımlanmadan başka bir firma seçmeye gidilir.
Not: Tanımlama sırasında program Parametreler menüsündeki bütün opsiyonları göstermez, sadece firmaya özel bilgilerin yer aldığı opsiyonları karşınıza getirir. Diğer opsiyonlar - örneğin, Sistem Parametreleri - tanımladığınız firmaya değil programın geneline hitap eder.
Firmanın bütün bilgilerini girmenizi müteakip çıkan soruyu (bu soru programa göre değişmektedir) cevaplamanızdan sonra firmanın bilgilerinin tutulacağı bilgi dosyaları oluşturularak Parametreler menüsünde kalınır. Buradan diğer menülere geçebilirsiniz.
| Geri | Önceki Konu | Sonraki Konu |
Bu sayfa son olarak 10 Ocak 2005 tarihinde güncellendi.