| Geri | Önceki Konu | Sonraki Konu |
Alış İşlemleri menüsü, mal aldığınız firmalar tarafından size kesilen irsaliye ve faturaları kayıtlara işlemenizi, mal alımı için sipariş vermenizi ve üzerinde değişiklik yapmanızı mümkün kılan opsiyonlar içermektedir.
Menüde bulunan opsiyonlar ve ne için kullanıldıkları aşağıda açıklandığı gibidir. Bu opsiyonlarla ilgili detaylı bilgiyi bölümün devamında bulabilirsiniz.
Mal Alış Faturası,
Satın aldığınız mal karşılığında, satıcı tarafından size kesilen faturaların girilmesi.
Toptan Satış İade Faturası,
Toptan sattığınız bir mal iade edildiğinde, iade eden alıcı tarafından düzenlenen faturaların girilmesi.
Perakende Satış İade Faturası,
Perakende sattığınız bir mal iade edildiğinde, iade eden alıcı tarafından düzenlenen faturaların girilmesi.
Alınan Hizmet Faturası,
Aldığınız bir hizmet karşılığında, hizmeti veren firma tarafından düzenlenen faturaların girilmesi.
Verilen Vade Farkı Faturası,
Geç yaptığınız ödemeler veya birikmiş borcunuz sebebiyle, borçlu olduğunuz cari hesabın sahibi olan firma tarafından düzenlenen vade farkı faturalarının girilmesi.
Alış Faturası Değişikliği,
Yukarıdaki opsiyonları kullanarak kaydettiğiniz fatura bilgileri üzerinde değişiklik yapılması.
Sevk İrsaliyesi Girişi,
Satın aldığınız veya iade edilen malla birlikte gelen sevk irsaliyelerinin girilmesi.
Giriş İrsaliyesinden Fatura,
Kaydettiğiniz giriş irsaliyelerinin faturaya dönüştürülmesi.
Verilen Sipariş Girişi,
Mal almak için satıcı firmaya vereceğiniz siparişin bilgilerinin girilmesi ve form üzerine yazılması.
Verilen Siparişi Teslim Alma,
Sipariş ettiğiniz mal size ulaştırıldığında, vermiş olduğunuz siparişin irsaliyeye veya faturaya dönüştürülmesi.
Yukarıda gördüğünüz gibi program beş değişik türde fatura girmenize imkan tanımaktadır. Kullanım açısından aralarında pek fazla fark olmayan bu faturalar, programın cari hesaplara ve stoklara neyi nasıl işleyeceğini bilmesini ve detaylı raporlar almanızı sağlamaktadır.
Verilen Sipariş Girişi dışındaki Alış İşlemleri menüsü opsiyonları, satıcı firmalar tarafından düzenlenen evrakları girmek için kullanılmaktadır. Bir form üzerinde yazılı olarak size ulaşan bu evrakların kaydedilmesi üzerinde yazılı bilgilerin programa girilmesi suretiyle yapılmaktadır.
Aşağıdaki tabloda, yukarıda gördüğünüz fatura türlerine göre diğer dosyalara nasıl işlem yapıldığı görülmektedir.
FATURA TİPİ STOK CARİ HESAP* KASA MUHASEBE Mal Alış Giriş Alacak Alacak Mahsup Toptan Satış İade Giriş Alacak Borç Mahsup Perakende Satış İade Giriş Alacak Borç Mahsup Alınan Hizmet - Alacak Alacak Mahsup Verilen Vade Farkı - Alacak Alacak Mahsup * İstenirse cari hesaba hiç işlem yapılmayabilir.
Mal Alış Faturası, satın aldığınız mal karşılığında, satıcının size kestiği toptan veya perakende satış faturalarını girmek için kullanılır.
Bir faturanın programa girilmesi üç aşamada olmaktadır:
Fatura Başlığının Girilmesi
Fatura başlığı ile kastedilen, faturaya özel evrak numarası, kesildiği tarih, kimin faturası olduğu gibi bilgilerdir. Fatura başlığını girmek için aşağıdaki adımları izleyin.
1. Fatura No alanına size gelen faturanın üzerinde yazılı olan numarayı yazın. Bu alanda [F2] tuşuna basarak, sıradaki kullanılmamış ilk belge numarasının otomatik olarak gelmesini sağlayabilirsiniz.
Not: Program buraya girdiğiniz numarayı - stok kartlarında olduğu gibi - söz konusu fatura bilgilerine erişmek için kod olarak kullanır. Yani, her faturanın numarası eşsiz (ayrı) olmak zorundadır. Size gelen faturalarda herhangi ikisinin aynı numaraya sahip olması çok düşük bir ihtimaldir. Yine de, böyle bir durumla karşılaşırsanız, ikinci faturanın numarasını girerken sonuna bir karakter ekleyerek (örneğin fatura serisini) çözüme ulaşabilirsiniz.
2. Tarih alanına yine faturanın üzerinde yazılı olan tarihi girin.
3. Cari Kodu alanına, faturayı size kesen firma adına tanımladığınız cari hesabın kodunu yazın. Eğer bu faturayı keseceğiniz şahıs veya firma adına kart açmak istemiyorsanız (faturayı peşin kesiyorsanız) bu alanı [Tab] tuşuyla boş olarak geçebilirsiniz. Bu durumda program sağ tarafa atlayarak bir isim girmenizi (faturayı kesen firma veya şahsın ismi) bekler.
4. Depo Kodu alanına, söz konusu fatura ile gelen malların intikal ettiği deponuzun kodunu yazın. Depo takibi yapmıyorsanız bu alanı boş olarak [Enter] tuşuyla geçebilirsiniz. [F4] tuşuna basarak, bir önceki kalemde girdiğiniz değerin otomatik olarak gelmesini sağlayabilirsiniz.
Fatura Kalemlerinin Girilmesi
Fatura başlığı girildikten sonra sıra fatura kalemlerinin girilmesindedir. Fatura kalemlerini girerken, fatura başlığını oluşturan bilgileri değiştirmek isterseniz [LnUp] tuşuyla geri dönebilirsiniz.
Faturadaki kalemler satın aldığınız malları ifade etmektedir ve bu malların her biri için bir stok kartı tanımlamış olmanız gerekir:
5. Stok Kodu alanına, faturadaki mal için tanımladığınız stok kartının kodunu yazın. Bir önceki kalemde girdiğiniz stok kartını tekrar çağırmak isterseniz bu alanı boş olarak [Enter] tuşuyla geçin. Stok Kodu alanında [F5] tuşuna basarak fatura kaleminin işleneceği muhasebe hesabı da belirlenebilir. Faturanın herhangi bir satırı için muhasebe hesabı girilmişse, bu satırın muhasebeleştirilmesi sırasında bu hesap kullanılmakta, entegrasyon tanımı dikkate alınmamaktadır.
Bazı faturalarda bir kalemin altında açıklamalar yazılmaktadır. Örneğin söz konusu malın seri numarası, vs. Bu gibi ekstra bilgileri yazmak için bu alanı [Tab] tuşuyla boş olarak geçebilirsiniz. Bu durumda program sağ tarafa atlayarak stok adı yerine ilgili açıklamayı yazmanızı bekler. [Tab] tuşunu, kodunu vererek seçtiğiniz bir stok kartının adını değiştirmek için de kullanabilirsiniz.
[F4] tuşuna basarak, bir önceki kalemde girdiğiniz Stok Kodu ve Stok Adı değerlerinin otomatik olarak gelmesini sağlayabilirsiniz.
6. Barkodu, Firma Parametreleri Girişi'nde Barkod Takibi sorusuna [E] girdiyseniz sorulur. Bu alana mal için tanımladığınız barkodunu girin. Barkod alanında iken 1. Miktar hanesine program tarafından otomatik olarak 1 değeri verilir. Bu, barkod okunduktan sonra miktar sorulmamasını sağlamaktadır. Kullanıcı barkodu girdikten sonra miktara müdahale etmek istiyorsa barkod kısmında [Tab] tuşuna basarak miktarı sıfırlayabilir. 1. miktarın 1 olduğu durumlarda, Stok Koduna ait hangi barkod okunmuşsa o birimin miktarı 1 kabul edilmekte ve diğer birimlerin miktarları, stok kartı tanımlama sırasında girilen oranlara göre tekrar hesaplanmaktadır. Daha sonra, o barkod için dört fiyattan biri girilmişse program, o fiyatı ana birimin fiyatı kabul etmektedir. Eğer stok kartı tanımlamada barkodun fiyatı 0 verilmişse, fiyat olarak Firma Parametreleri Girişi'nde verilen fiyat parametreleri baz alınmaktadır.
7. Miktar 1, Miktar 2 veya Miktar 3 alanlarından birine, söz konusu maldan kaç birim alındığını yazın (faturada görünen miktar). [F4] tuşuna basarak, bir önceki kalemde girdiğiniz değerin otomatik olarak gelmesini sağlayabilirsiniz. Bu alanlardan birine bir rakam yazdığınızda diğer ikisini program hesaplar. Hesaplama stok kartını tanımlarken verdiğiniz katsayılara göre yapılır.
8. Birim Fiyatı alanında ([F4] tuşuna basarak, bir önceki kalemde girdiğiniz değerin otomatik olarak gelmesini sağlayabilirsiniz. Birim Fiyatı alanında programın nasıl davranacağı Firma Parametreleri Girişi'nde Ekrana Fiyat? sorusuna verdiğiniz cevaba göre değişir:
a. [H] girilmişse, rakamı sizin yazmanız gerekir. Bu durumda program fiyatları görmenize ve otomatik seçmenize izin vermez. Faturalarınızı müşterilerinizin görmediği bir ortamda kesiyorsanız veya müşterilerinizin ürün fiyatlarını görmesinin bir mahsuru yoksa alttaki opsiyonu kullanmanızı öneririz.
Faturayı adına kestiğiniz cari hesap kartında Uygulanacak Fiyat? sorusuna [1] ile [7] arasında bir rakam girmişseniz, program birim fiyat olarak söz konusu rakamın ifade ettiği birim fiyatı otomatik kabul eder ve bir sonraki alana geçer.
b. [E] girilmişse program sağ tarafta bir pencere açar ve programın içerdiği 7 değişik fiyatı gösterir. Bu fiyatlardan birini seçebilir ya da rakamı kendiniz yazabilirsiniz. Bu pencerede [F2] tuşunu kullanarak fiyat değişikliği yapabilirsiniz. Bu seçeneği kullanabilmek için kullanıcının Değişiklik ve Stok Kartı Açma opsiyonuna girme yetkisinin olması gerekir. Burada yapacağınız değişiklik stok kartına otomatik olarak yansıyacaktır. [F2] tuşuna basmadan pencere içinde iken bir rakam yazmaya başladığınızda, program pencereyi kapatır ve yazdığınız rakamı okur.
Programın pencere açıldığında ilk hangi fiyat üzerinde duracağı cari hesap kartını tanımlarken Uygulanacak Fiyat sorusuna girdiğiniz cevaba göre belirlenir. Cari hesap kartında herhangi bir fiyat belirtilmemişse, Firma Parametreleri Girişi'nde anlatılan Genel Alış Fiyatı kabul edilir.
Bu penceredeyken, [F8] tuşuyla açılan pencerede döviz işlemi yapılabilir:
Döviz Kodu
Bu alanda, hesaplamada kullanılacak dövizin tipini belirleyin. Seçimi [F1] tuşuyla açılan pencereden de yapabilirsiniz.
Kur Tarihi
Bu alanda, hangi güne ait kurun esas alınacağını belirleyin.
Döviz Kuru
Program, kur tablosunda girilmiş kur tutarını görüntüler. Bu değeri değiştirebilirsiniz.
Döviz Miktarı
Bu alanda döviz tutarını girin.
Tutar (T.L.)
Bu alanda, döviz miktarının T.L. cinsinden tutarı görüntülenir. Bu değeri değiştirebilirsiniz.
9. Faturanın bir satırında, destekleme fiyatını silmek, değiştirmek, ya da destekleme fiyatı girmek için, "Birim Fiyatı" alanından [Tab] tuşuyla Vade alanına geçilip [Tab] tuşuna basılarak Destekleme Fiyatı alanına geçilebilir.
Destekleme Fonu'yla ilgili olarak, ana birim için uygulanan Destekleme Fiyatı'nı, stok kartlarında girebilirsiniz. Satış faturası girişinde, seçilen bir stok kartının destekleme fiyatı sıfır değilse, faturada Destekleme Fonu hesaplamaları otomatik olarak program tarafından yapılmaktadır. Alış faturalarında ise, seçilen stok kartında Destekleme Fiyatı olsa da program tarafından otomatik olarak Destekleme Fonu hesaplanmaz, varsa sizin giriş yapmanız gerekir.
Not: Destekleme fonu uygulanan faturalarda, toplam destekleme tutarı, 4.alt iskonto tutarı kısmında saklanmaktadır. Bu nedenle, bu tip faturalarda 3 adet alt iskonto girilebilmektedir.
Ö.T.V. (Özel Tüketim Vergisi) tutarı için de 4.alt iskonto tutarı kullanılmaktadır. Bu nedenle, aynı faturada, hem Destekleme Fonu, hem Ö.T.V. girişi yapılamamaktadır; bir alanın girişi için diğer alanın değerinin sıfırlanmış olması gerekir.
Ayrıca Ö.T.V. kaydı olan faturalarda, 3.alt iskonto tutarı İndirilecek Ö.T.V. için kullanılmaktadır. Aynı faturada, hem 3.alt iskonto, hem indirilecek Ö.T.V. girişi yapılamamaktadır; bir alanın girişi için diğer alanın değerinin sıfırlanmış olması gerekir. Muhasebe entegrasyonunda da, indirilecek Ö.T.V. tutarı düşüldükten sonra net Ö.T.V. tutarı işlendiği için, Entegrasyon Modülü'nde Genel Parametreler'de bulunan "Alış Ö.T.V./Satış Ö.T.V." hesaplarının girilmiş olması yeterlidir.
10. Miktar ve birim fiyat girildikten sonra programın bu ikisinin çarpımını hesaplayarak Tutar alanında gösterir ve bir sonraki alana geçer. Eğer miktar veya birim fiyattan birisi girilmemişse Tutar kısmına gelinir. Tutar kısmında [Tab] tuşuna basıldığında Vade alanına geçilir. [F4] tuşuna basarak, bir önceki kalemdeki değerin otomatik olarak gelmesini sağlayabilirsiniz.
11. Eğer girdiğiniz fatura kaleminde uygulanmış özel iskonto varsa İskonto 1, İskonto 2 veya İskonto 3 alanlarına gerektiği şekilde yazın.
12. En altta çıkan Bilgiler Doğru mu? sorusunu onaylayın.
Böylece faturadaki bir kalemin girilmesi bitmiştir. Program girdiğiniz kalem bilgilerini aşağıda göstererek (Girdiğiniz kalemlerin birim fiyatının K.D.V. dahil veya K.D.V. hariç fiyatının gösterilmesi Firma Parametreleri Girişi'nde Fatura Fiyat Ekrana seçeneğinde yaptığınız tercihe göre değişmektedir.) yeni kalem girişi yapmanız için Stok Kodu alanına döner.
Diğer kalemleri de üstteki maddelerde açıklandığı şekilde girin ve bittiğinde [Esc] tuşuna basarak faturanın kaydedilmesi ile ilgili opsiyonların bulunduğu alt menüye geçin.
Not: Hiç bir fatura kalemi girmeden [Esc] tuşuna basarsanız program alt menüye inmez, fatura girişini terk ederek Alış İşlemleri menüsüne döner.
Faturanın Kaydedilmesi
Faturaki bütün kalemleri girip [Esc] tuşuna basmanızı müteakip program alt menüye inerek, faturanın geneline ait bilgilerin girildiği ve faturanın kaydedildiği opsiyonları gösterir. Bu sırada ekranın üst kısmında şu bilgiler gösterilmektedir.
1. Fatura başlığında girdiğiniz fatura numarası, tarihi ve cari hesap kodu,
2. Cari hesabın bu fatura girilmeden önceki bakiyesi,
3. Cari hesabın cari ve çek-senet risk limiti (cari hesap kartına girdiğiniz),
4. Faturanın toplamı,
5. Cari hesap kartında yazılı orandan hesaplanan özel iskonto ve fatura altı iskontoların toplamı, iskontoların toplamının belge toplamına göre yüzdesi,
6. Nakliye ücreti olarak girdiğiniz tutar,
7. Hesaplanan toplam K.D.V. tutarı,
8. Faturanın son yekünü.
Alt menüde yer alan opsiyonlar aşağıda açıklandığı gibidir:
[P] İptal. Girdiğiniz faturayı kaydetmeden terk etmek için kullanılır. Tuşa bastığınızda program İptal Etmekte Kararlı mısınız? sorusunu sorar. Faturayı iptal etmek isterseniz bu soruyu [E] ile cevaplayın.
[I] İleri. Bir sayfa ileri gider.
[G] Geri. Bir sayfa geri gider.
[E] Ek. Faturaya yeni bir kalem eklemek için kullanılır. Tuşa bastığınızda program Stok Kodu alanına çıkar ve yeni bir fatura kalemi girmenizi bekler. Girişi bir önceki Fatura Kalemlerinin Girilmesi kısmında açıklandığı şekilde yapın.
[D] Değişiklik. Üstte kaydettiğiniz fatura kalemlerinden birinin bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Tuşa bastığınızda alt menü temizlenerek değişecek hareketi seçmeniz beklenir. Ok tuşlarını kullanarak değişecek hareketin üzerine gidin, [Enter] tuşuna basın ve kalemin bilgilerini değiştirin. Değişiklik modundan çıkıp alt menüye dönmek için [Esc] tuşuna basın.
[S] Sil. Üstte kaydettiğiniz fatura kalemlerinden birini silmek için kullanılır. Tuşa bastığınızda alt menü temizlenerek silinecek hareketi silmeniz beklenir. Ok tuşlarını kullanarak silinecek hareketin üzerine gidin ve [Enter] tuşuna basın. Hareketi silmek istiyorsanız altta çıkan Silmekte Kararlı mısınız? sorusunu [E] ile cevaplayın. Silme modundan çıkıp alt menüye dönmek için [Esc] tuşuna basın.
[A] Açıklama. İki satırlık fatura açıklaması girmek için kullanılır. Bu açıklama, faturayı tanımlarken belirlediğiniz "Okunup Yazılacak" bilgilerden farklıdır ve fatura ile birlikte kaydedilir.
[C] Cari Hesaba İşlem. Faturanın cari hesaba nasıl işleneceğini belirlemek için kullanılır. Firma Parametreleri Girişi'nde Fatura-Cari Entegre sorusuna [S] dışında bir cevap girmişseniz, bu komutu kullanarak cari hesaba kurulacak entegrasyonun nev'ini değiştirebilirsiniz.
[*] Tutar İskontosu Tablosu. Bu tabloda, tutar aralığı ve bu tutar aralığına uygulanacak iskonto oranı girilmekte ve herhangi bir hesaplama yapılmamaktadır. Tablo değerleri belge bazında değil, firma bazında kullanılmakta ve saklanmaktadır. Tabloda girilen değerlerin kullanımı, alt menüdeki "J:İskonto" seçeneğinde tutar iskontosu girişi sırasında [F4] tuşuyla sağlanmaktadır. Tablodan iskonto hesaplanmasında, satırlarda girilen fiyatlar baz alınmaktadır. Ayrıca [F4] seçeneğinin kullanılabilmesi için satır iskontosu yapılmamış olması gerekmektedir.
[J] İskonto. Fatura altı iskontolarını girmek için kullanılır. Tuşa bastığınızda ekranın sağ üst tarafında bir pencere açılır ve beş değişik iskonto sorulur. Pencerenin en alt satırında ise iskontoların toplamı gösterilmektedir.
Satır İskontosu
Fatura kalemlerinin her biri için ayrı hesaplanan iskontoların toplamı. Kalem iskontoları, fatura hareketini girerken verdiğiniz üç değişik iskonto oranı üzerinden hesaplanır. Bu rakam program tarafından takip edildiği için değiştirmenize izin verilmez.
Nakit İskontosu
Faturanın adına kesildiği cari hesaba özel iskonto. Bu iskontonun oranı cari hesap kartı tanımlanırken girilmekte ve cari hesap adına kesilen bütün faturalarda aynı oran kullanılmaktadır.
Bayi İskontosu, Özel İskonto, ... İskonto
Bu üç iskonto türünü istediğiniz amaçla kullanabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken, iskontonun tanımını değiştirip oranını veya yüzdesini girmektir.
Siz bu iskontoların adlarını değiştirebilir, iskontoları yüzde ya da tutar olarak girebilirsiniz. Adlarını değiştirmek için var olan tanımın üzerine kendinize uygun bir tanım yazın. İskontoyu girmek için de ok tuşları ile üzerine gelip [Enter] tuşuna basın. Tuşa basmanızdan sonra program sağ tarafta iskonto tipini sorar: İskonto yüzdesini girecekseniz [Y] tuşuna, iskonto tutarını girecekseniz [T] tuşuna basın ve yine sağda ilgili rakamı girin. Tutar girişi yapacaksanız, [F4] tuşuyla Tutar İskontosu Tablosu'nda girdiğiniz değerlere göre iskonto tutarı hesaplatabilirsiniz. Tablodan iskonto hesaplanmasında, satırlarda girilen fiyatlar baz alınmaktadır. Ayrıca [F4] seçeneğinin kullanılabilmesi için satır iskontosu yapılmamış olması gerekmektedir.
İskontoları gerektiği şekilde girdikten sonra [Esc] tuşuna basarak alt menüye dönebilirsiniz.
[9] K.D.V. Prm. Bu seçenek kullanılarak faturanın K.D.V. hesaplama yöntemi değiştirilebilir. Ancak, değişikliğin sonuç vermesi için girilen fatura hareketinin silinip tekrar girilmesi veya değişiklikte tekrar K.D.V. dahil değerlerinin verilmesi gerekmektedir.
Matrah Bazında. Bu yöntemde, faturanın K.D.V. hesaplaması, aynı K.D.V. oranına sahip satırların matrahlarının toplanarak bu matrah üzerinden K.D.V. hesaplanması şeklindedir.
Satır Bazında. Bu yöntemde ise, her satırın K.D.V.'si ayrı ayrı hesaplandıktan sonra toplanarak faturanın toplam K.D.V.'si bulunur. Bu yöntem, özellikle yazarkasadan Datasoft'a aktarılan perakende satış faturasında kullanılmaktadır. Fatura girişi sırasında, K.D.V. Dahil fiyat girilmiş ve net fiyat program tarafından hesaplanmış ise K.D.V. dahil fiyat da satır bilgisinde saklanmaktadır. Bu bilginin saklanması, yuvarlamalar nedeniyle oluşan iki ayrı sorunu çözmektedir:
1. K.D.V. dahil fiyat girildiğinde, program önce net fiyatını, daha sonra da bu net fiyat üzerinden K.D.V.'sini hesapladığından, yuvarlamalardan dolayı yekünde 1 liralık farklar oluşur. Bu gibi durumlarda, "Satır Bazında K.D.V. Hesaplama" yöntemi seçildiğinde satır K.D.V.'si K.D.V. dahil fiyattan, bulunan net fiyatın çıkarılmasıyla hesaplanmakta ve K.D.V. ile net fiyat toplamı, K.D.V. dahil olarak girilen fiyata eşit olmaktadır.
2. Faturanın yazdırılması sırasında, K.D.V. dahil fiyatın yazdırıldığı durumlarda, K.D.V. hesaplama yöntemine bakmaksızın, kullanıcı tarafından girilen fiyat yazdırılmakta ve 1 liralık farklar ortadan kalkmaktadır.
K.D.V. Tevkifatı. Ayrıca, faturada K.D.V. tevkifatı mevcut ise, [9] KDV Prm seçeneği kullanılarak, faturadaki tevkifat K.D.V.'siyle ilgili parametreler (tevkifat K.D.V.'sinin olup olmadığı, varsa oranı) belirlenmelidir. Program hesaplamaları otomatik olarak gerçekleştirir. Parametrelerin ilk değerleri, Firma Parametreleri'nde "K.D.V. Tevkifat Oranı" ve "K.D.V. Hesaplama Yöntemi" sorularında girdiğiniz değerlerdir. Ancak, her faturada oran değişikliği olabileceği için, her faturanın oranları ayrı olarak saklanmaktadır.
[!] Yuvarla. Alış ve satış faturalarında yekün tutarlarından sondan itibaren istenilen sayıda hane yuvarlanabilmekte başka bir deyişle, belli
sayıdaki hane sıfırlanarak silinmektedir. Satış faturalarında kullanılan yuvarlanacak hane sayısı, Firma Parametreleri'nde "Yuvarlanacak Hane" alanına girdiğiniz değerdir. Satış faturalarında, [!] Yuvarla seçeneğini kullanarak, fatura bazında yuvarlanacak hane sayısını değiştirebilirsiniz; alış faturalarında ise yuvarlama yapılabilmesi için bu seçeneği kullanmanız gerekir. Program, her faturada farklı sayıda
hane yuvarlanabilmesine imkan sağlamaktadır.
[,] Ö.T.V. (Özel Tüketim Vergisi). Ö.T.V. kaydı belge bazında olup, girişi için bu seçeneği kullanmanız gerekir. Seçeneği kullandığınızda, Ö.T.V. oranı girerek Ö.T.V. tutarını programın hesaplamasını sağlayabileceğiniz gibi, oran girmeden tutar girişi de yapabilirsiniz. Ö.T.V.'nin K.D.V'si için Firma Parametreleri'nde girişi yapılan "Nakliye K.D.V. Oranı" kullanılmaktadır. Destekleme Fonu veya Ö.T.V. kaydı olan faturalarda, 4.alt iskonto tutarı bu alanlar için kullanılmaktadır. Aynı faturada, hem Destekleme Fonu, hem Ö.T.V. girişi yapılamamaktadır; bir alanın girişi için diğer alanın değerinin sıfırlanmış olması gerekir. Ayrıca Ö.T.V. kaydı olan faturalarda, 3.alt iskonto tutarı İndirilecek Ö.T.V. için kullanılmaktadır. Aynı faturada, hem 3.alt iskonto, hem indirilecek Ö.T.V. girişi yapılamamaktadır; bir alanın girişi için diğer alanın değerinin sıfırlanmış olması gerekir. Muhasebedeki Alış Ö.T.V. ve Satış Ö.T.V. hesapları Entegrasyon Modülü'ndeki Genel Parametreler'den tanımlanmaktadır.
[.] Referans Tarihi. Program, faturanın işlendiği tarihi yazar. İsterseniz değiştirilebilirsiniz. Export/Import işleminde filtre olarak kullanılır.
[8] Döviz Kur. Ana menüde [F5] tuşuyla açılan kur penceresinden günlük kurları düzenli olarak giriyorsanız bu opsiyonla fatura bedelininin döviz cinsinden tutarını öğrenebilirsiniz.
[4] Kasa Kod. Fatura, kasa modülünde tanımlanan kasa kodundan farklı bir kasa koduna işlenecekse bu alana kasa kodu girilir. Kasaya işlem yapılmayacaksa, bu alandaki kasa kodu silinir. Kasa modülünde kasa tanımlandığında bu alana kod otomatik olarak gelir. Fatura ,İrsaliye ve sipariş işlemlerinde ilk girişte kasa kodu gelir, Değişikliklerde gelmez.
[U] İrs noTr. Faturaya bağlı olan irsaliyelerin tarih ve numarasını bu alana yazın.
[H] Muhasebe. Faturayı muhasebeleştirmek için kullanılır. Program, birden fazla Stok-Cari-Fatura firmasının tek bir muhasebe firmasına entegrasyonuna ve bir Stok-Cari-Fatura firmasındaki belgelerin farklı muhasebe firmalarına entegrasyonuna imkan sağlamaktadır. Muhasebe işlemi yapılmış fişin numarasını ve hangi firmaya yevmiye kaydı yapıldığını görebilirsiniz. Bu seçenekte şu sorular sorulur:
Muhasebeleşecek mi?
[Evet] seçeneği ile muhasebe fişi kesilir.
Tipi
Faturaya herhangi bir işaret koymak istiyorsanız girin.
Ent.No (Entegrasyon Firma No)
Bu alana, Entegrasyon Modülü'nde tanımlanan entegre dosyası numarası (Entegrasyon Firma Numarası) girilmelidir. Belgenin muhasebeleşmesi sırasında bu entegrasyon dosyası baz alınmaktadır. Eğer kullanıcı tarafından girilen "Ent No" tanımlı değilse, program otomatik olarak muhasebe firmasının entegrasyon dosyasını kullanır.
Muh.Firma (Muhasebe Firma No)
Faturayı çalışmakta olduğunuz firmaya değil de, farklı numaralı bir firmaya aktarmak istiyorsanız o firmanın numarasını girin. Firma Parametreleri'nde "Değişken Entno:" alanına [Hayır] girilmesi halinde, belgedeki "Ent No" dikkate alınmamakta, "Muhasebe Firma No" kullanılmaktadır.
Fiş No
Faturaya ait muhasebe fişine verilecek numara.
[X] Diğer No. Faturayı içinde bulunduğumuz firmanın muhasebesine değil de, başka firmanın muhasebesine atmak istiyorsanız, bu alana o firmanın numarası yazılır. Ancak Firma Parametreleri Girişi'nde Aynı Firmaya mı sorusuna [Evet] denilmişse bu alandaki firma numarası dikkate alınmaz.
[B] Hr.Sayısı. Faturada kaç satır hareket olduğunu gösterir.
[5] ParaÜstü. Açılan pencerede para üstü hesaplanır.
[N] Nakliye. Faturanın maliyetine eklenen nakliye ücretini girmek için kullanılır. Tuşa bastığınızda alt tarafta Nakliye Tutarı sorulur. Buraya faturada yazılı nakliye tutarını girin.
[V] Vade. Faturanın vadesini (ne zaman ödeneceğini) girmek için kullanılır. Program, cari hesap kartını tanımlarken girdiğiniz Ödeme Opsiyonu'na göre kendisi bir vade hesaplar. Siz programın bulduğu vadeyi bu komutla değiştirebilirsiniz.
[Z] Toparla. Kodu, fiyatı, K.D.V. oranı ve satır iskontoları aynı olan fatura kalemlerini birleştirmek için kullanılır. Tuşa bastığınızda program girdiğiniz hareketleri inceleyerek bu bilgileri aynı olan kalemleri tek kalem olarak toplar ve listeyi yeniden gösterir.
[K] Kayıt. Faturayı kaydedip yeni bir fatura girmek için kullanılır. Program faturayla birlikte cari hesaplara, stoklara ve muhasebeye gerekli kayıtları işler.
Firma Parametreleri Girişi'ndeki Fatura-Cari Entegre sorusunda [S] girilmişse, programın faturanın cari hesaba nasıl kaydedileceğini sorar. Bu soru çıktığında sağ tarafında gösterilen opsiyonlardan birini seçin. Bu opsiyonların ne anlama geldiğini öğrenmek için, aşağıda, Firma Parametreleri Girişi başlıklı kısıma bakın.
Faturanın kaydedilmesi sırasında, Firma Parametreleri Girişi'ndeki Fatura-Muhasebe Entegre sorusuna [E] girilmişse, muhasebe dosyalarına gerekli işlem yapılır. Ancak bu işlemin yapılabilmesi için, Entegrasyon modülünde gerekli bağlantıların kurulmuş olması gerekir. Eğer bu bağlantı kurulmamışsa, kayıt sırasında program sizden bağlantıları sorar. Örneğin; bir stok kartının bağlı olduğu muhasebe hesabı girilmemişse, program stok kartının kodunu ve adını gösterip karşılığı olan muhasebe hesabını girmenizi ister. Muhasebe hesabını [F1] tuşuyla çağıracağınız Hesap Planı Penceresi'nden seçebilirsiniz. Hesap planı hakkında detaylı bilgi edinmek için Genel Muhasebe Kullanım Kılavuzu'na bakın.
[Y] Yaz-Kayıt. Faturanın yazıcıdan yazdırılması ve ilgili dosyalara kaydedilmesi için kullanılır. Tuşa bastığınızda önce, yukarıda açıklanan Kayıt komutunda olduğu gibi fatura kaydedilir. Daha sonra faturanın yazılması ile ilgili bilgilerin girilmesi ve seçimlerin yapılmasına sıra gelir. Yazdırma işlemi aşağıda anlatıldığı şekilde gerçekleşir (Buradaki anlatım en genel şekliyle yapılmıştır. Sizin yaptığınız fatura tanımlarına ve Firma Parametreleri Girişi'nde belirlediğiniz opsiyonlara göre bazı kısımlar atlanabilir.):
Form Numarası
Bu alanda, fatura yazılırken uyulacak form dizaynını seçmeniz gerekir. Firma Parametreleri Girişi'ndeki Fatura Form No alanına bir form numarası yazılmışsa program bu soruyu sormaz. Fatura formları Parametreler menüsündeki Baskılı Form Tanımlama opsiyonu kullanılarak tanımlanmaktadır. Girilen form numarasının tanımlı olmaması veya formda sayfa uzunluğu, hareket sayısı, başlangıç satırı alanlarından herhangi birinin sıfır olması durumunda program kullanıcıyı uyararak döküm işlemini başlatmaz.
Cari Hesap Bilgileri
Ekranın sol-üst köşesinde açılan bu pencerede, faturanın adına kesildiği cari hesabın bilgileri sorulur. Cari hesap kartından otomatik getirilen bu bilgileri değiştirebilir veya [PgDn] tuşuyla geçebilirsiniz.
İrsaliye Numarası ve Tarihi
Faturayla ilintili olan irsaliyenin numarasını ve tarihini yazın. Faturadan önce irsaliye gelmemişse bu alanı boş olarak geçebilirsiniz.
Form Sabit Bilgileri
Ekranın büyük kısmını kaplayan bu pencerede form üzerine yazılacak bilgiler sorulmaktadır. Bilgilerin kaç satır olacağı yaptığınız tanımlamaya göre değişir. İrsaliye ve fatura yazılırken, fatura adresi ile sevk adresinin farklı olması durumunda, [F1] tuşuyla Cari Hesap Penceresi çağrılarak seçilen hesabın adres bilgileri bu pencereye aktarılabilir.
Bunun için, Parametreler Menüsünde bulunan Baskılı Form Tanımlama opsiyonunda Okunup-Yazılacak alanında sevk adresine ilişkin tanım yapmış ve sevk adreslerine ait cari hesap kartlarını girmiş olmanız gerekir.
Bütün sorular cevaplanıp bilgiler girildikten sonra fatura yazıcıdan yazdırılır ve yeni bir fatura girilmek üzere Fatura No alanına dönülür.
Not: Bir alış faturasını yazıcıdan yazdırmak aslında lüzumsuzdur. Çünkü alış faturaları başka firmalar tarafından kesilir ve yazılmış olarak gelir.
Toptan Satış İade Faturası, toptan olarak sattığınız bir mal size iade edildiğinde, iade eden alıcının size kestiği faturayı girmek için kullanılır.
Bu opsiyonun kullanılması bir önceki kısımda anlatılan Mal Alış Fatura ile aynıdır. Detaylı açıklama için adı geçen kısma bakınız.
Perakende Satış İade Faturası, perakende olarak sattığınız bir mal size iade edildiğinde, iade eden alıcının size kestiği faturayı girmek için kullanılır.
Bu opsiyonun kullanılması yukarıda anlatılan Mal Alış Faturası ile aynıdır. Detaylı açıklama adı geçen kısma bakınız.
Alınan Hizmet Faturası, aldığınız bir hizmet karşılığında size kesilen faturaları girmek için kullanılır. Hizmet faturalarında mal giriş-çıkışı olmadığı için, stok kayıtlarını ilgilendiren bir taraf yoktur, sadece cari hesapların ve muhasebenin takibi için faydalıdır.
Bu opsiyonun kullanılması yukarıda anlatılan Mal Alış Faturası'na benzemektedir. Tek fark, fatura kalemleri girilirken, programın Stok Kodu ve Depo Kodu sormamasıdır. Normalde stok kodunun girildiği alanın hemen sağına atlanarak söz konusu hizmeti ifade eden bir açıklama girmeniz beklenir. Ancak siz [LnUp] tuşuyla geri dönüp stok kodu ve depo kodu girebilirsiniz. Diğer opsiyonların kullanılması hakkında bilgi edinmek için Mal Alış Faturası başlıklı kısma bakınız.
Verilen Vade Farkı Faturası, birikmiş borcunuza tahakkuk ettirilen vade farkları için size kesilen faturaları girmek için kullanılır. Vade farkı faturalarında mal giriş-çıkışı olmadığı için, stok kayıtlarını ilgilendiren bir taraf yoktur, sadece cari hesapların ve muhasebenin takibi için faydalıdır.
Bu opsiyonun kullanılması yukarıda anlatılan Mal Alış Faturası'na benzemektedir. Tek fark, fatura kalemleri girilirken, programın Stok Kodu ve Depo Kodu sormamasıdır. Normalde stok kodunun girildiği alanın hemen sağına atlanarak söz konusu vade farkını ifade eden bir açıklama yazmanız beklenir. Ancak siz [LnUp] tuşuyla geri dönüp stok kodu ve depo kodu girebilirsiniz. Diğer opsiyonların kullanılması hakkında bilgi edinmek için Mal Alış Faturası başlıklı kısma bakınız.
Alış Faturası Değişikliği, yukarıdaki kısımlarda anlatılan opsiyonlar kullanılarak girilmiş olan fatura kayıtları üzerinde değişiklik yapmanızı sağlamaktadır.
Kaydedilmiş bir alış faturası üzerinde değişiklik yapmak için, Fatura No alanına ilgili faturanın numarasını yazın ve [Enter] tuşuna basın. Faturayı [F1] tuşuyla çağıracağınız pencereden de seçebilirsiniz.
Değişecek fatura seçildikten sonra ekranın alt yarısında fatura kalemleri gösterilir ve alt menüye inilir. Alt menüde fatura üzerinde çeşitli işlemler yapmanızı sağlayan komutlar bulunmaktadır. Bu komutların adları ve işlevleri yukarıda Mal Alış Faturası başlıklı kısımda anlatıldığı gibidir. Alış Faturası Değişikliği opsiyonuna özel farklılıklar ise şöyledir:
Alt menüdeki diğer komutlar ve bir fatura kaleminin girilmesi hakkında bilgi edinmek için adı geçen Mal Alış Faturası kısmına bakınız.
İkaz: Alış Faturası Değişikliği'nde, [C] komutu ile faturanın cari hesaba nasıl işleneceğini değiştirebilirsiniz. Ancak bu işlemi yaptıktan sonra Dosya Kontrol İşlemleri menüsündeki Fatura-Cari Entegre Kontrolü opsiyonunu kullanarak oluşan tutarsızlığın düzeltilmesini sağlamanız gerekir.
Sevk irsaliyeleri, adından da anlaşılacağı üzere, ticari bir malın sevki (nakli) sırasında bulundurulması gereken resmi evraklardır. Sevk İrsaliyesi Girişi de, satıcı tarafından size gönderilen malla birlikte bu irsaliyeleri girmenize yaramaktadır. Daha sonra, yine bu menüde yer alan Giriş İrsaliyesinden Fatura opsiyonunu kullanarak, irsaliyeleri faturaya dönüştürebilirsiniz.
Sevk irsaliyeleri malın taşınmasında kullanıldığı için, irsaliyeye girilen hareketler stoklara, cari hesaplara ve muhasebeye işlenmez.
Bir sevk irsaliyesinin girilmesi daha önce anlatılan Mal Alış Faturası ile aynı şekilde yapılmaktadır. Tek fark, alt menüde [O] tuşuna basarak bir irsaliyenin "konsinye irsaliyesi" olarak işaretlenebilmesidir. Bu irsaliyeleri, size konsinye olarak verilen malların irsaliyelerini girmek için kullanabilirsiniz. Tuşa bastığınızda hemen altta Konsinye İrsaliyesi mi? sorusu sorulur. İrsaliyenin konsinye olarak işaretlenmesini istiyorsanız bu soruyu [E] ile cevaplayın.
Giriş İrsaliyesinden Fatura, yine bu menüde yer alan Sevk İrsaliyesi Girişi ile kaydedilmiş irsaliyelerin faturaya dönüştürülmesi için kullanılır. Bu opsiyon ile bir veya birden fazla irsaliyeyi tek bir fatura haline getirebilirsiniz.
Bir veya birden fazla irsaliyeyi tek bir faturaya çevirmek için İrsaliye No alanına faturalaşacak irsaliyenin numarasını yazın ve [Enter] tuşuna basın. İrsaliyeyi [F1] tuşuyla çağıracağınız pencereden de seçebilirsiniz.
İrsaliye seçildikten sonra ekranın alt yarısında hareketleri gösterilir ve alt menüye inilir. Alt menü, irsaliye üzerinde çeşitli işlemler yapmanızı sağlayan opsiyonlar içermektedir:
[F1] [1] Birleştir. Bu tuşa bastığınızda İrsaliye Seçim Penceresi açılır ve buradan başka bir irsaliye seçmenize imkan tanınır. Seçtiğiniz ilk irsaliye ile aynı cari hesaba ait olan başka bir irsaliye seçtiğinizde, yeni irsaliye var olanın sonuna eklenir. Böylece irsaliyeler birleştirilmiş olur ve birden fazla irsaliye (maksimum 90) tek bir faturaya dönüştürülebilir.
[U] Tp.Seçim. Aynı cariye ait birden fazla irsaliyenin faturaya dönüştürülmesinde izlenen yukarda anlatılan [F1] ile pencereden tek tek çağırma yönteminin yanısıra, [U] opsiyonu kullanılarak toplu seçim yapılabilir. Bu opsiyon ile no ve tarih aralığı vererek, aynı cari hesaba ait diğer irsaliyeler otomatik olarak seçilir.
[7] Kopyala. Bu komutu kullanarak aynı özelliklere sahip yeni bir irsaliye oluşturulabilirsiniz. Bu komut kullanıldığında, program otomatik olarak Sevk İrsaliyesi Girişi opsiyonuna geçiş yapar ve kursor İrsaliye No alanına gelir, bu alanda daha önce kullanılmayan bir numara girin. Tarih ve Cari Kod alanlarında da değişiklik yapabilirsiniz. Alt menü komutları kullanılarak yapılmak istenen diğer değişiklikler (Kasa Kodu, Cari Tipi vb.) yapılır. Daha sonra Kayıt komutu ile irsaliye kopyalanır.
[F] Faturala. Seçilmiş olan irsaliyeyi (ya da irsaliyeleri) faturaya çevirmek için kullanılır. Tuşa bastığınızda menünün hemen altında Fatura No ve Fatura Tarihi sorulur. Buraya ilgili bilgileri yazınız. Bu irsaliyelerin bağlantılı olduğu fatura da irsaliyeler gibi mal aldığınız firma tarafından kesildiği için, o firmanın gönderdiği fatura üzerindeki numarayı ve tarihi yazmanız gerekir.
Hemen sonra çıkan Fatura Tipi sorusunda Mal Alış, Toptan Satış İade ya da Perakende Satış İade seçeneklerinden birini seçin. Bu fatura tipleri daha önce anlatılmıştır.
Fatura tipi belirlendikten sonra programın işleyişi Mal Alış Fatura kısmında anlatılan "Yaz-Kayıt" komutu ile aynıdır.
Not: Faturaya dönüştürülen bir irsaliye, faturada aynısı bulunduğu için irsaliye dosyasından silinir.
Alt menüdeki diğer komutlar daha önce anlatılan Mal Alış Faturası ile aynıdır. Daha fazla bilgi edinmek için adı geçen kısma bakınız.
Verilen Sipariş Girişi, satıcı firmaya almak istediğiniz malları bildirmek için göndereceğiniz sipariş formlarını doldurmak için kullanılabilir. Daha sonra, yine bu menüde yer alan Verilen Siparişi Teslim Alma opsiyonunu kullanarak, siparişleri irsaliye veya faturaya dönüştürebilirsiniz.
Siparişlerin alım-satımla ve resmi kayıtlarla bir ilgisi olmadığı için, siparişe girilen hareketler stoklara, cari hesaplara ve muhasebeye işlenmez.
Bir siparişin girilmesi daha önce anlatılan Mal Alış Faturası ile aynı şekilde yapılmaktadır. Detaylı bilgi edinmek için adı geçen kısma bakınız.
Verilen Siparişi Teslim Alma, yine bu menüde yer alan Verilen Sipariş Girişi ile kaydedilmiş siparişlerin faturaya dönüştürülmesi için kullanılır. Bu opsiyon ile bir veya bir kaç siparişi tek bir irsaliye ya da fatura haline getirebilirsiniz.
Bir veya birden fazla siparişi irsaliye ya da faturaya çevirmek için Sipariş No alanına ilgili siparişin numarasını yazın ve [Enter] tuşuna basın. Siparişi [F1] tuşuyla çağıracağınız pencereden de çağırabilirsiniz.
Sipariş seçildikten sonra ekranın alt yarısında hareketleri gösterilir ve alt menüye inilir. Alt menü, sipariş üzerinde çeşitli işlemler yapmanızı sağlayan opsiyonlar içermektedir:
[F1] [1] Birleştir. Bu tuşa bastığınızda Sipariş Seçim Penceresi açılır ve buradan başka bir sipariş seçmenize imkan tanınır. Seçtiğiniz ilk sipariş ile aynı cari hesaba ait olan başka bir sipariş seçtiğinizde, yeni sipariş var olanın sonuna eklenir. Böylece siparişler birleştirilmiş olur ve birden fazla sipariş tek bir irsaliye veya faturaya dönüştürülebilir.
[U] Tp.Seçim. Aynı cariye ait birden fazla siparişin birleştirilmesinde izlenen yukarda anlatılan [1] ile pencereden tek tek çağırma yönteminin yanısıra, [U] opsiyonu kullanılarak toplu seçim yapılabilir. Bu opsiyon ile no ve tarih aralığı vererek, aynı cari hesaba ait diğer siparişler otomatik olarak seçilir.
[-] Tesl.Sil. Bu opsiyonu kullanarak, bazı satırları tamamen teslim edilen siparişlerde, tamamı teslim edilen satırları toplu olarak silebilirsiniz.
[R] İrsaliyeleştir. Seçilmiş olan siparişi (ya da siparişleri) irsaliyeye çevirmek için kullanılır. Tuşa bastığınızda menünün hemen altında İrsaliye No ve İrsaliye Tarihi sorulur. Buraya ilgili bilgileri yazınız. Bu siparişlerin bağlantılı olduğu irsaliye mal aldığınız firma tarafından kesildiği için, o firmanın gönderdiği irsaliye üzerindeki numarayı ve tarihi yazmanız gerekir.
[F] Faturalaştır. Seçilmiş olan siparişi (ya da siparişleri) faturaya çevirmek için kullanılır. Tuşa bastığınızda menünün hemen altında Fatura No ve Fatura Tarihi sorulur. Buraya ilgili bilgileri yazınız. Bu siparişlerin bağlantılı olduğu fatura mal aldığınız firma tarafından kesildiği için, o firmanın gönderdiği fatura üzerindeki numarayı ve tarihi yazmanız gerekir.
Hemen sonra çıkan Fatura Tipi sorusunda Mal Alış, Toptan Satış İade ya da Perakende Satış İade seçeneklerinden birini seçin. Bu fatura tipleri daha önce anlatılmıştır.
Fatura tipi belirlendikten sonra programın işleyişi Mal Alış Fatura kısmında anlatılan "Yaz-Kayıt" komutu ile aynıdır.
Not: Fatura veya irsaliyeye dönüştürülen bir sipariş, sipariş dosyasından silinmez.
Not: Sipariş irsaliye veya faturaya dönüştürülürken belirlediğiniz Teslim Edilecek Miktar fatura ve irsaliyeye Miktar olarak yazılır.
Alt menüdeki diğer komutlar daha önce anlatılan Mal Alış Faturası ile aynıdır. Daha fazla bilgi edinmek için adı geçen kısma bakınız.
| Geri | Önceki Konu | Sonraki Konu |
Bu sayfa son olarak 10 Ocak 2005 tarihinde güncellendi.