| Geri | Önceki Konu | Sonraki Konu |
Bu bölümde Datasoft Demirbaş-Amortisman programı ile ilgili genel bilgiler yer almaktadır. Takip eden kısımlarda sırasıyla şu konuları bulabilirsiniz:
Bu bölümde yer alan genel bilgilerin çoğu Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda da bulunmaktadır. Adı geçen kitaptaki bilgiler bütün Datasoft programlarına hitap etmekte, bu kitapta ise sadece Datasoft Demirbaş-Amortisman programına özel ilaveler anlatılmaktadır. Programı iyi anlamak ve kullanmak istiyorsanız öncelikle adı geçen kitabı okuyunuz.
Aşağıda Datasoft Demirbaş-Amortisman programını kullanabilmek için bilmeniz gereken, ancak, Başlangıç Kitabı isimli kitapta anlatılan konu başlıkları listelenmiştir:
Datasoft Demirbaş-Amortisman programını kullanmada izlenecek yol şu şekildedir:
1. Programı yükleyip çalıştırdıktan sonra öncelikle bilgilerini takip edeceğiniz şirketi tanımlayın. Firma parametreleri her yıl girilmelidir.
2. Bu şirkete, takibini yapacağınız her demirbaş için demirbaş kartı açın. Demirbaş-Amortisman programında devir işlemleri olmadığından, bir kartı bir kez tanımlamanız yeterlidir.
3. Muhasebe Entegrasyonu Menüsü'nde Datasoft Genel Muhasebe programıyla bağlantıları yapın. Bu bağlantılar her yıl yapılmalıdır. Program, önceki yıllarda yaptığınız tanımları kopyalama imkanı sağlamaktadır.
3. Yeniden Değerleme İşlemi opsiyonunu kullanarak hesaplamaları yapın. Bu işlem her dönem yapılmalıdır.
4. Amortisman Hesaplama İşlemi opsiyonunu kullanarak hesaplamaları yapın. Bu işlem her dönem yapılmalıdır.
5. Demirbaş-Muhasebe Entegrasyonu Menüsü'nde, Muhasebe Fişi Oluştur opsiyonunu kullanarak cari dönem amortismanlarının muhasebe kaydını oluşturun. Bu işlem her dönem yapılmalıdır.
6. 2004 yılından başlayarak enflasyon düzeltme uygulaması yapıyorsanız, Demirbaş-Muhasebe Entegrasyonu Menüsü'nde, Enflasyon Düzeltme Tanımı Oluştur opsiyonunu kullanarak demirbaşlar için Genel Muhasebe programında tanım oluşturun. Bu işlem her dönem yapılmalıdır.
Datasoft Demirbaş-Amortisman programı sizin girdiğiniz kayıtları bilgi dosyaları dediğimiz disk dosyalarına yazmaktadır. Bu dosyalar, siz şirketleri tanımlayınca, şirketin numarası ve kayıtların ait olduğu yıl kullanılarak oluşturulan dosya adlarıyla açılır.
Program her şirket için beş değişik dosya açar. Bu dosyaların her biri, aşağıdaki tabloda da göreceğiniz gibi, belli bir tür bilgiyi ihtiva eder. Servis İşlemleri Menüsü'ndeki opsiyonlarda seçtiğiniz dosya tiplerini buradan öğrenebilirsiniz.
TÜRÜ DOSYA ADI TANIMI ve İÇERDİĞİ BİLGİ TÜRÜ PRM PRMyyy.DST Parametre Dosyası DBG DBGyyy.DST Demirbaş Bilgi Dosyası DHR DHRyyy.DST Demirbaş Hareket Dosyası GRP GRPyyy.DST Grup Dosyası DEN DENxxyyy.DST Muhasebe Entegrasyon Dosyası Tablo: Bilgi Dosyaları
Yukarıdaki tabloda, dosya adlarında gördüğünüz xx yyy kısımları değişkendir ve şu anlama gelir:
yyy Şirketin numarası. Örneğin: "012";
xx İşlem yılı. Örneğin; "04". Yalnızca Muhasebe Entegrasyon Dosyası yıl bazında tutulmakta olup dosya adındaki xx kısımları işlem yılının son iki hanesidir.
Örnek: DBG001.DST : 1 numaralı şirketin Demirbaş Bilgi Dosyası; DEN04001.DST: 1 numaralı şirketin 2004 yılı Muhasebe Entegrasyon Dosyası.
Programın sağlıklı çalışabilmesi, kayıtlarını tuttuğunuz şirketin bilgilerini girebilmeniz ve istediğiniz raporları alabilmeniz için bütün bu dosyalar sabit diskinizde mevcut ve sağlam olmalıdır. Bu dosyalardan herhangi birinde bir bozulma olduğunda, Şirket Seçimi Ekranı'ndan şirketi seçerken Dosyasına Servis Gerekiyor mesajı verilir ve şirkete girilmez.
Şirketlere özel kayıtların takibi amacıyla açılan ve kullanılan bu dosyalardan başka, Datasoft Demirbaş-Amortisman programı iki tane de kendi kullanımı için bilgi dosyası açar. Bu dosyalar Sistem Parametre Dosyası ve Firma Fihristi Dosyası'dır.
Sistem Parametre Dosyası
Bu dosyada programın çalışmasını etkileyen kontrol parametreleri, ve sabit değerler tutulur. Bu dosyada saklanan bilgiler belli bir yılda tanımlı tüm şirketlere hitap eden parametrelerdir. Bu dosyanın adı AMORT.STP şeklindedir.
Firma Fihristi Dosyası
Bu dosyada programda tanımlı şirketlerin numaraları ve adları tutulur. Şirket Seçim Penceresi'nde gösterilen şirket listesi bu dosyadan okunur, böylece her fihrist istediğinizde disk taranmayarak zaman kazanılır. Bu dosyanın adı AMORT.FRM şeklindedir.
Bu iki dosyada bir bozulma olduğunda Servis işlemleri Menüsü'ndeki opsiyonları kullanarak düzeltemezsiniz. Ayrıca yedekleme işlemi sırasında bu dosyalar alınmadığı için geri yükleme de yapamazsınız. Bu gibi bu durumla karşılaşırsanız -- mesela Hatalı Sistem Parametre Dosyası gibi bir mesaj görürseniz -- yapmanız gereken ilgili dosyayı silmektir. Bu dosyalar program tarafından otomatik olarak açıldığı için bu silmenin size herhangi bir zararı olmaz. Silme işlemini aşağıda anlatıldığı şekilde yapın:
İşletim Sisteminiz DOS ise:
1. Programın bulunduğu sabit disk sürücüsüne geçin. Örneğin:
C: [Enter]
2. Programın içine yüklendiği kataloğa girin:
CD \DSOFT30 [Enter]
3. Silinecek dosya Sistem Parametre Dosyası ise şu komutu yazın:
DEL AMORT.STP [Enter]
4.Silinecek dosya Firma Fihristi Dosyası ise şu komutu yazın:
DEL AMORT.FRM [Enter]
5. Programı çalıştırarak sildiğiniz dosyanın yeniden açılmasını sağlayın.
İşletim Sisteminiz Unix İse:
1. Bir terminalde Login: durumunda iken Datasoft programlarını kullanmanız için tanımlanmış kullanıcı adını (username) vererek sisteme girin.
2. Programın içine yüklendiği kataloğa girin:
cd /dsoft30 [Enter]
3. Silinecek dosya Sistem Parametre Dosyası ise şu komutu yazın:
rm amort.stp [Enter]
4. Silinecek dosya Firma Fihristi Dosyası ise şu komutu yazın:
rm AMORT.FRM [Enter]
5. Programı çalıştırarak sildiğiniz dosyanın yeniden açılmasını sağlayın.
Hazır bilgi dosyalarından bahsederken bir konuyu burada bir defa daha önemle vurgulamak isteriz:
Bilgilerin yedeklenmesi...Yukarıda bahsettiğimiz bilgi dosyaları tamamen sizin zahmetli ve uzun süreli çalışmalarınızın ürünüdür. Belki de bir bakıma bu dosyalara işinizi emanet etmektesiniz! Bu yüzden emeğinizi ve işinizi korumak istiyorsanız, Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda kapsamlı olarak anlatılan yedekleme işlemini bir alışkanlık haline getirmelisiniz. Biz bugüne kadar, kullanıcı ısrarla emretmedikçe, kendi bilgilerini yok eden bir uygulama programı görmedik -- ve, tabii, yazmadık. Ancak, kullanıcının karşılaştığı sorunların en büyük kesimini teşkil eden donanım ve elektrik arızalarına karşı bir programın yapacağı hiçbir şey olamaz. Böyle bir arıza sonucu bilgileriniz kaybolursa ve yedeğiniz de yoksa, her şeye baştan başlarsınız!
Şirketlerin tanımlanması ve üzerinde çalışılacak şirketin seçilmesi ile ilgili işlemler Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda açıklanmıştır. Burada sadece Datasoft Demirbaş-Amortisman programında bir şirketin nasıl tanımlanacağı anlatılmaktadır.
Bir şirketin tanımlanması için, Şirket Seçim Ekranı'nda Şirket No alanına daha önce kullanılmamış bir şirket numarası yazılması gerekir. Şirket numarasını yazmanızdan sonra, program o numarada tanımlı bir şirket bulamayarak Yeni Firma Tanımlama mı (E/H)? sorusunu ekrana çıkarır. Şirketi tanımlamak istiyorsanız bu soruyu [E] ile cevaplayın.
Tanımlama başladıktan sonra, Parametreler Menüsü'nde yer alan opsiyonlar sırayla getirilerek şirkete özel bilgileri girmeniz beklenir. Bu opsiyonlar şunlardır: Şirket Bilgileri Girişi, Adres Bilgileri Girişi, Firma Parametreleri Girişi.
Tanımlama sırasında, bir opsiyonun ekranındaki en son bilgiyi de girip [Enter] tuşuna basmanızdan sonra direkt olarak bir sonraki opsiyonun ekranına geçilir.
Şirketi tanımlarken kullanabileceğiniz özel tuşlar şunlardır:
[PgUp] Önceki Ekran. Bir önceki ekrana(burada her ekran Parametreler Menüsü'ndeki bir opsiyona karşılık gelmektedir) döner.
[PgDn] Sonraki Ekran. Doğrudan bir sonraki ekrana geçer.
[Esc] İptal. Tanımlamayı iptal ederek Şirket Seçimi Ekranı'na döner.
En son bilgiyi de girip [Enter] tuşuna basmanızdan sonra en altta Girilen Bilgiler Doğru mu (E/H)? sorusu çıkar. Soruyu [E] ile cevaplamanızdan sonra söz konusu şirketin bilgilerinin yazılacağı bilgi dosyaları oluşturularak bilgi girmenize hazır hale gelir.
Şirket tanımlandıktan sonra program Parametreler Menüsü'nde kalır. Siz buradan Ana Menü'ye geçebilirsiniz.
Datasoft Demirbaş-Amortisman programının kullanıcıya kolaylık sağlayan özelliklerinden birisi Demirbaş Seçim Penceresi'dir. Program içinde, Demirbaş Kodu sorulan her yerde [F1] tuşuna basarak bu pencereyi çağırabilirsiniz. Bu pencerede, üzerinde çalışmakta olduğunuz şirkete ait demirbaşlar bir liste halinde gösterilir. Aşağıda, maddeler halinde bu pencerenin özellikleri anlatılmıştır:
Pencere aktif iken kullanabileceğiniz tuşlar ve komutlar şunlardır:
[I] İleri. Bir sayfa ileri gider.
[G] Geri. Bir sayfa geri gider.
[K] Kod. Demirbaş listesini, belli bir kod numarasından başlayarak, pencerede içinde koda göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [K] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Kod: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi demirbaş kodundan başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o kodu (tek bir karakter de olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
[A] Ad. Demirbaş listesini, belli bir addan başlayarak, pencerede içinde demirbaş adına göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [A] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Ad: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi addan başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o adı (tek bir harf de olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
[R] Grup. Demirbaş listesini, belli bir grup kodundan başlayarak, pencerede içinde grup koduna ve her grup içinde demirbaş koduna göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [R] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Grup: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi grup kodundan başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o kodu girip [Enter] tuşuna basın.
Grup Seçim Penceresi
Programda sıkça kullanacağınız bir diğer pencere de Grup Seçim Penceresi'dir. Program içinde, Grup Kodu sorulan her yerde [F1] tuşuna basarak bu pencereyi çağırabilirsiniz. Bu pencerede, tanımladığınız grup kodu ve grup adları bir liste halinde gösterilir. Bu pencerenin kullanımı yukarıda anlatılan Demirbaş Seçim Penceresi'nin kullanımıyla benzerlik göstermektedir.
Hesap Planı Penceresi
Demirbaş-Muhasebe Entegrasyonu Menüsü'nde muhasebeye entegre edilecek hesapların sorulduğu alanlarda [F1] tuşuna basarak bu pencereyi çağırabilirsiniz. Bu pencerede, Datasoft Genel Muhasebe programında tanımlı, entegrasyon yapacağınız şirkete ait hesap planı gösterilir. Pencerenin kullanımı yukarıda anlatılan Demirbaş Seçim Penceresi'nin kullanımıyla benzerlik göstermektedir.
DEMİRBAŞ: Ticari faaliyet gösteren bir işletmenin işyerinde veya işyeriyle bağlantılı çalışan başka bir yerdeki mal veya eşyalarının genel ifadesidir. İşletmenin bu mal ve eşyaları ticari amaçlı olmayıp faaliyetini yürütebilmesi için gerekli olan temel ihtiyaçlarıdır. Demirbaşlara örnek olarak işyerindeki büro malzemeleri, şirket arabaları, madenler, arazi ve binalar gösterilebilir.
AMORTİSMAN: İşletmede bir yıldan fazla kullanılan ve yıpranmaya, aşınmaya veya kıymetten düşmeye maruz kalan gayrımenkullerle, gayrımenkul gibi değerlenen iktisadi kıymetlerin değerinin kanun hükümlerine göre her yıl belli oranının yok edilmesi amortisman ayırma anlamına gelir.
| Geri | Önceki Konu | Sonraki Konu |
Bu sayfa son olarak 10 Ocak 2005 tarihinde güncellendi.