| Geri | Önceki Konu | Sonraki Konu |
Bu bölümde Datasoft Basit Usul Defter programı ile ilgili genel bilgiler yer almaktadır. Takip eden kısımlarda sırasıyla şu konuları bulabilirsiniz:
Okumakta olduğunuz bölümdeki genel bilgilerin çoğu Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda da bulunmaktadır. Adı geçen kitaptaki bilgiler bütün DATASOFT programlarına hitap etmekte, bu kitapta ise sadece Datasoft Basit Usul Defter programına özel konular anlatılmaktadır. Programı iyi anlamak ve kullanmak istiyorsanız öncelikle adı geçen kitabı okuyun.
Datasoft Basit Usul Defter programını kullanabilmek için bilmeniz gereken ve Başlangıç Kitabı isimli kitapta açıklanan konular ana hatlarıyla şunlardır:
4369 sayılı Kanun'la(29.7.1998 tarih, 23417 mükerrer sayılı Resmi Gazete) 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu'nda küçük esnafın vergilendirilmesine yönelik olarak yapılan değişikliklerle, Götürü Usulde Vergilendirme kaldırılarak, 1.1.1999 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere Basit Usulde Vergilendirme kabul edilmiştir.
Basit usulde vergilendirme kapsamına alınan mükelleflerin muhasebe işlemlerini takip etmenizi sağlayan Datasoft Basit Usul Defter programı, 99999 adet şirketin (mükellefin) bilgilerini takip etmenize imkan vermektedir.
Programı kullanmak için izleyeceğiniz yol aşağıda maddeler halinde özetlenmiştir.
1. Programı yükleyip çalıştırdıktan sonra, öncelikle defterini takip edeceğiniz firmayı tanımlayın (yani mükellefi programa tanıtın).
2. Firmaya hitap eden K.D.V. gruplarını, hesap özetini tanımlayın.
3. Bütün bu tanımlar arasındaki bağlantıları belirleyin.
4. Firmanın halihazırda amortismana tabi demirbaşları varsa, bunları tanımlayın.
Bütün bu tanımlamalar bir defaya mahsus yapılacak işlemlerdir. Tanımlamalar yapıldıktan sonra, sıra defter kayıtlarının girilmesine gelmektedir:
1. Gelen ve giden evraka göre Gider ve Gelir kayıtlarını deftere yazın. Bu şekilde defter yazma daha önce kullandığınız klasik usule tam uyumludur.
2. Her ay demirbaş kontrolü yaparak, o ayda indirilecek amortismanın ve demirbaş K.D.V.'sinin deftere otomatik işlenmesini sağlayabilirsiniz.
Program aşağıdaki rapor ve dökümleri almanıza imkan tanımaktadır:
Program ayrıca aşağıdaki belgeleri hazırlamaktadır:
Datasoft Basit Usul Defter programı, 99999 adet şirketin (mükellefin) bilgilerini takip etmenize imkan vermektedir.
Program sizin girdiğiniz kayıtları bilgi dosyaları dediğimiz disk dosyalarına yazmaktadır. Bu dosyalar, siz şirketleri tanımlayınca, şirketin numarası ve kayıtların ait olduğu yıl kullanılarak oluşturulan dosya adlarıyla açılır.
Program, belli bir yılda tanımlanmış şirketlere ait dosyaları, ilgili yılı ve şirketin numarasının dahil olduğu grubu belirten alt-kataloglar içinde tutmaktadır. Bu alt-kataloglar programın yüklü olduğu kataloğun içinde açılmaktadır. Alt-katalog adları "BUxxyyy" şeklinde belirlenmektedir. Burada "xx", yılı belirten iki haneli bir sayıdır; "yyy" ise şirket numarasının ilk üç rakamıdır. Örneğin; 2004 yılında tanımlı 00001 numaralı şirketin dosyaları "BU04000" isimli bir katalog içinde; 01000 numaralı şirketin dosyaları "BU04010" isimli katalog içinde açılmaktadır.
Program her şirket için beş değişik dosya açar. Bu dosyaların her biri, aşağıdaki tabloda da göreceğiniz gibi, belli bir tür bilgiyi ihtiva eder. Servis İşlemleri Menüsü'ndeki opsiyonlarda seçtiğiniz dosya tiplerini buradan öğrenebilirsiniz.
DOSYA ADI TANIMI ve İÇERDİĞİ BİLGİ TÜRÜ PRMxxyy.DST Parametre Dosyası GDRxxyy.DST Gider Bilgileri Dosyası GLRxxyy.DST Gelir Bilgileri Dosyası EMTxxyy.DST Emtia Envanteri Dosyası DMRxxyy.DST Demirbaş Kartları Dosyası Tablo: Bilgi Dosyaları
Yukarıdaki tabloda, dosya adlarında gördüğünüz xx ve yy kısımları değişkendir:
xx Yılın son iki rakamıdır;
yy Şirketin numarasının son iki rakamıdır.
Örnek: BU04000 kataloğu içindeki GDR0401.DST dosyası, 2004 yılında tanımlı 1 numaralı şirketin gider kayıtlarının tutulduğu Gider dosyasıdır; BU04010 kataloğu içindeki GDR0401.DST dosyası, 2004 yılında tanımlı 1001 numaralı şirketin gider kayıtlarının tutulduğu Gider dosyasıdır.
Bir şirketi Şirket Seçim Ekranı'ndan seçtiğinizde, en altta bilgi dosyalarının statüleri gösterilir.
Programın sağlıklı çalışabilmesi, kayıtlarını tuttuğunuz şirketin bilgilerini girebilmeniz ve istediğiniz raporları alabilmeniz için bütün bu dosyalar sabit diskinizde mevcut ve sağlam olmalıdır. Bu dosyalardan herhangi birinde bir bozulma olduğunda, Şirket Seçimi Ekranı'ndan şirketi seçerken Dosyasına Servis Gerekiyor mesajı verilir ve şirkete girilmez.
Şirketlere özel kayıtların takibi amacıyla açılan ve kullanılan bu dosyalardan başka, Datasoft Basit Usul Defter programı iki tane de kendi kullanımı için bilgi dosyası açar. Bu dosyalar Sistem Parametre Dosyası ve Firma Fihristi Dosyası'dır. Bu dosyalar şu bilgileri içermektedir:
Sistem Parametre Dosyası
Bu dosyada, programın çalışmasını etkileyen kontrol parametreleri, ve sabit değerler tutulur. Bu dosyada saklanan bilgiler tanımlı tüm şirketlere hitap eden parametrelerdir. Bu dosyanın adı BASIT.STP şeklindedir.
Genel Parametre Dosyası
Bu dosyada, beyanname hesaplamalarında kullanılan sabit değerler tutulur. Bu dosyada saklanan bilgiler belli bir yılda tanımlı tüm şirketlere hitap eden parametrelerdir.
Firma Fihristi Dosyası
Her yıl için bir tane açılan bu dosyada, belli bir yılda tanımlanmış şirketlerin numaraları ve adları tutulur. Şirket Seçim Penceresi'nde gösterilen şirket listesi bu dosyadan okunur, böylece her fihrist istediğinizde disk taranmayarak zaman kazanılır. Bu dosyanın adı BASITxx.FRM şeklindedir. Burada xx kısmı içinde bulunan yılı simgeleyen bir belirteçtir. Örneğin; 2004 yılında tanımlı şirketlerin fihristi "BASIT04.FRM" isimli dosya içinde tutulmaktadır.
Bu iki dosya programın yüklenmiş olduğu katalog içinde açılır.
Bu iki dosyada bir bozulma olduğunda Servis İşlemleri Menüsü'ndeki opsiyonları kullanarak düzeltemezsiniz. Böyle bir durumla karşılaşırsanız -- mesela Hatalı Sistem Parametre Dosyası gibi bir mesaj görürseniz --yapmanız gereken tek şey ilgili dosyayı silmektir. Bu dosyalar program tarafından otomatik olarak açıldığı için bu silmenin size herhangi bir zararı olmaz. Silme işlemini aşağıda anlatıldığı şekilde yapın:
İşletim Sisteminiz DOS İse:
1.Programın içine yüklendiği kataloğa girin:
CD \DSOFT30 [Enter]
2.Silinecek dosya Sistem Parametre Dosyası ise şu komutu yazın:
DEL BASIT.STP [Enter]
3.Silinecek dosya Genel Parametre Dosyası ise şu komutu yazın:
DEL BASITxx.PRM [Enter]
4.Silinecek dosya Firma Fihristi Dosyası ise şu komutu yazın:
DEL BASITxx.FRM [Enter]
Not: Üstteki maddede "xx" yerine içinde bulunduğunuz yılın son iki rakamını yazacaksınız. Örneğin; 2004 yılına ait dosyayı siliyorsanız BASIT04.FRM yazın.
4.Programı çalıştırarak sildiğiniz dosyanın yeniden açılmasını sağlayın.
İşletim Sisteminiz Unix İse:
1. Bir terminalde Login: durumunda iken Datasoft programlarını kullanmanız için tanımlanmış kullanıcı adını (username) vererek sisteme girin.
2.Programın içine yüklendiği kataloğa girin:
cd /dsoft30 [Enter]
3.Silinecek dosya Sistem Parametre Dosyası ise şu komutu yazın:
rm basit.stp [Enter]
4.Silinecek dosya Genel Parametre Dosyası ise şu komutu yazın:
DEL BASITxx.PRM [Enter]
5.Silinecek dosya Firma Fihristi Dosyası ise şu komutu yazın:
rm BASITxx.FRM [Enter]
Not: Üstteki iki maddede "xx" yerine içinde bulunduğunuz yılın son iki rakamını yazacaksınız. Örneğin; 2004 yılına ait dosyayı siliyorsanız BASIT04.FRM yazın.
6.Programı çalıştırarak sildiğiniz dosyanın yeniden açılmasını sağlayın.
Hazır bilgi dosyalarından bahsederken bir konuyu burada bir defa daha önemle vurgulamak isteriz: Bilgilerin yedeklenmesi...Yukarıda bahsettiğimiz bilgi dosyaları tamamen sizin zahmetli ve uzun süreli çalışmalarınızın ürünüdür. Belki de bir bakıma bu dosyalara işinizi emanet etmektesiniz! Bu yüzden emeğinizi ve işinizi korumak istiyorsanız, yedekleme işlemini bir alışkanlık haline getirmelisiniz. Biz bugüne kadar, kullanıcı ısrarla emretmedikçe, kendi bilgilerini yok eden bir uygulama programı görmedik -- ve, tabii, yazmadık. Ancak, kullanıcının karşılaştığı sorunların en büyük kesimini teşkil eden donanım ve elektrik arızalarına karşı bir programın yapacağı hiçbir şey olamaz. Böyle bir arıza sonucu bilgileriniz kaybolursa ve yedeğiniz de yoksa, her şeye baştan başlarsınız!
Datasoft Basit Usul Defter programının ana menüsü aşağıda gösterilmiştir. Ana menüde yer alan her alt menüde, söz konusu menüye özel opsiyonların dışında, iki standart opsiyon bulunmaktadır. Bu opsiyonlar şunlardır:
O: Basit Usul Defter Ana Menü
Bu opsiyon programın Ana Menü'süne dönmenizi sağlar.
S: Program Sonu
Bu opsiyon, programla işiniz bittiğinde, programdan çıkarak işletim sistemine dönmenizi sağlar.
Ana Menü A GİDER Bilgileri Girişi B GELİR Bilgileri Girişi C Defter Dökümleri Menüsü D Demirbaş İşlemleri Menüsü E Dönem Sonu Envanter Girişi F Raporlar Menüsü G Yardımcı Programlar Menüsü H Devir İşlemleri P Parametreler Menüsü X Servis İşlemleri Menüsü O Firma Seçimi
Datasoft Basit Usul Defter programının kullanıcıya en çok kolaylık sağlayan özelliklerinden birisi kayıt pencereleridir. Hemen her yerde çıkan bu pencereler, bir işlemi yapmak için girilmesi gereken kodları kolayca seçmenize imkan tanımaktadır.
Datasoft Basit Usul Defter programında toplam yedi değişik pencere bulunmaktadır. Bu pencerelerin her biri aşağıda adlarıyla açıklanmıştır.
Öndeğer Girişi Penceresi
Basit Usul Defter programının kullanıcıya kolaylık sağlayan özelliklerinden birisi de defter ekran düzeninin kullanıcı tarafından değiştirilebilir ve tanımlanabilir olmasıdır. Parametreler Menüsü'nün Defter Form Tanımı opsiyonunu kullanarak kendi kullanımınıza uygun ekran dizaynları yapabilirsiniz.
Öndeğer Girişi Penceresi, form tanımında Altta Göster sütununu işaretleyip Altta Sor sütununu boş geçtiğiniz alanlar için değer girişi yaptığınız penceredir. Bu pencere, Gider ve Gelir Defteri Girişi opsiyonlarını ilk seçtiğinizde, firma parametrelerinde (Parametreler Menüsü'nün Firma Parametreleri Girişi opsiyonu) tercih ettiğiniz formda bu tür alanlar varsa program tarafından otomatik olarak açılır.
K.D.V. Grubu Seçim Penceresi
K.D.V. grubu sorulan her yerde, [F1] tuşuna basarak çağıracağınız bu pencerede yaptığınız K.D.V. tanımları gösterilmektedir.
Yaptığınız işlem, giderleri ilgilendiriyorsa sadece gider için tanımlanmış kodlar, gelirleri ilgilendiriyorsa sadece gelir için tanımlanmış kodlar pencerede gösterilir. Pencerede gösterilen K.D.V. gruplarından birini kodu olan harfe basarak seçebilirsiniz.
Gider ve Gelir bilgileri girerken, tekrar [F1] tuşuna bastığınızda bütün K.D.V. tablosu ekranda gösterilmekte ve tabloyu tanımlamanız sağlanmaktadır.
K.D.V. Tablosu Penceresi
Gider ve Gelir girişlerinde [F1] tuşuyla çağırdığınız K.D.V. Grubu Seçim Penceresi'nde tekrar [F1] tuşuna bastığınızda açılan bu pencerede firmanın kullandığı K.D.V. gruplarının tanımlanması yapılmaktadır. Bu pencerede yapılan işlem K.D.V. Grupları Tanımı opsiyonu ile aynıdır.
Hesap Özeti Kodları Penceresi
Hesap özeti kodu seçmeniz gereken her yerde, [F1] tuşuyla çağıracağınız bu pencerede, tanımladığınız hesap özeti kodları bir pencere içinde gösterilir. Yaptığınız işlem giderlerle ilgili ise sadece gider kodları, gelirlerle ilgili ise sadece gelir kodları pencerede yer alır. Pencereden bir hesap özeti kodu seçmek için baş taraflarında gösterilen rakam tuşlarına basın.
K.D.V. Beyannamesi Kodları Penceresi
K.D.V. Grupları Entegrasyonu'nda Beyanname sütununda [F1] tuşuna bastığınızda açılan bu pencerede, ilgili K.D.V. grubuna girilmiş matrahların K.D.V. beyannamesinin hangi alanına yazılacağını belirlemenizi sağlayan alan kodları gösterilmektedir.
Yazıcı Seçim Penceresi
Bu pencere Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda anlatılmıştır.
Defter Formu Seçim Penceresi
Defter formu seçmeniz gereken her yerde [F1] tuşuna bastığınızda açılan bu pencerede, tanımlı defter formları listelenmektedir.
Optik Form Seçim Penceresi
K.D.V. ve Gelir Vergisi beyannamelerine ilişkin olarak Optik Form Kodu girişi yapmanız gereken alanlarda [F1] tuşuna bastığınızda açılan bu pencerede, beyanname dökümlerinde kullanacağınız form kodları, adları ve örnek numaraları gösterilmektedir.
Vergi Dairesi Kodu Seçim Penceresi
Parametreler Menüsü'nde bulunan Firma Bilgileri Girişi opsiyonunda, Vergi Dairesi Kodu-Adı alanında, bağlı olunan vergi dairesinin adının yanı sıra kodu girilmektedir. Kod alanında, [F1] tuşuna basarak çağırabileceğiniz bu pencerede, ilgili alan kodları listelenmektedir. Bu pencerede kullanabileceğiniz özel tuşlar ve işlevleri şu şekildedir:
[S] Sil. Bu tuşu kullanarak, üzerinde bulunduğunuz satırdaki tanımın silinmesini sağlayabilirsiniz.
[K] Kod. Listeyi belli bir koddan başlayarak, koda göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [K] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Kod: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi koddan başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o kodu (tek bir karakter de olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
[A] Ad. Listeyi belli bir addan başlayarak, ada göre sıralanmış şekilde görmenizi sağlar. [A] tuşuna bastığınızda pencere temizlenir ve üstte Ad: mesajı gösterilir. Buraya, listenin hangi addan başlayarak sıralanmasını istiyorsanız o adı (tek bir karakter de olabilir) girip [Enter] tuşuna basın.
Bu pencerelerden bir seçim yapmak için kullanabileceğiniz özel tuşlar Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda anlatılmıştır.
Şirketlerin tanımlanması ve üzerinde çalışılacak şirketin seçilmesi ile ilgili işlemler Başlangıç Kitabı isimli kitabımızda açıklanmıştır. Burada sadece Datasoft Basit Usul Defter programında bir şirketin, yani bir mükellefin programda nasıl tanımlanacağı anlatılmaktadır.
Bir şirketin tanımlanması için, Firma Seçim Ekranı'nda Firma No alanına daha önce kullanılmamış bir firma numarası yazılması gerekir. Firma numarasını yazmanızdan sonra, program o yılda tanımlı bir firma bulamayarak Yeni Firma Tanımlama mı (E/H)? sorusunu ekrana çıkarır. Şirketi tanımlamak istiyorsanız bu soruyu [E] ile cevaplayın.
Bu soruyu onaylamanızdan sonra K.D.V. Tablosu İçin Şirket No: şeklinde bir soru daha gelir. Bu alanda, tanımlamakta olduğunuz şirketle aynı parametreleri kullanan başka bir şirket daha önce tanımlamışsanız, o şirketin numarasını yazın. Aradığınız şirketi [F1] tuşuyla çağıracağınız pencereden de seçebilirsiniz. Eğer daha önce tanımlanmış şirket yoksa veya yeni şirket için tamamen farklı bir K.D.V. tablosu tanımlamak istiyorsanız, bu alanı sadece [Enter] tuşuna basarak boş geçin.
Örnek:
Bir mükellefi "00001" numarayla tanımlayın. Şirketi tanımlarken yukarıda açıklanan soruyu sadece [Enter] tuşuyla geçin. Şirkete ait bütün tanımları girin.
İkinci mükellefi tanımlamak için Şirket No: alanına 00002 yazın. Altta çıkan K.D.V. Tablosu İçin Şirket No: sorusuna 00001 girin. Böylece "00001" numarada yaptığınız K.D.V. grupları ile ilgili bütün tanımlar "00002" numaralı yeni şirkete olduğu gibi kopyalanır.
Tanımlama başladıktan sonra, Parametreler Menüsü'nde yer alan opsiyonlar sırayla getirilerek şirkete özel bilgileri girmeniz beklenir. Tanımlama sırasında, bir opsiyonun ekranındaki en son bilgiyi de girip [Enter] tuşuna basmanızdan sonra direkt olarak bir sonraki opsiyonun ekranına geçilir.
En son bilgiyi de girip [Enter] tuşuna basmanızdan sonra en altta Firma Tanımlansın mı (E/H)? sorusu çıkar. Soruyu [E] ile cevaplamanızdan sonra söz konusu şirketin bilgilerinin yazılacağı bilgi dosyaları oluşturularak bilgi girmenize hazır hale gelir. Firmanın bilgilerinin tutulacağı dosyalar ait olduğu yıl ve şirket numarasının ilk üç rakamından oluşan gruba özel bir alt-katalog içinde açılır. Örneğin; 2004 yılında 00001 numaralı şirketin dosyaları "BU04000" isimli alt-katalog içinde açılır. (Bilgi dosyalarıyla ilgili ayrıntılı bilgi için Bilgi Dosyaları başlıklı kısma bakınız.)
Şirket tanımlandıktan sonra program Parametreler Menüsü'nde kalır. Siz buradan diğer menülere geçebilirsiniz.
| Geri | Önceki Konu | Sonraki Konu |
Bu sayfa son olarak 10 Ocak 2005 tarihinde güncellendi.