e-Defter kimler için zorunludur?

Aşağıda sayılan mükelleflerin e-Defter uygulamasına dâhil olmaları zorunludur.

1- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler.

2-Türk Ticaret Kanunu’nun 397. maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler.

3. Bu Tebliğ ile belirlenen zorunluluk kapsamına girmeyenlerden Defter Beyan Sistemi kapsamı dışında kalan mükelleflerin de istemeleri halinde e-Defter uygulamasına dâhil olması mümkündür.

4. e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu olduğu belirtilen mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nev’i) değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev’i) değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır. Uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.

e-Defter uygulamasına ne zaman geçmek gerekir?

e-Defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğu bulunan mükelleflerden;

• e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, e-Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (e-Fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren),
• 2020 ve müteakip yıllarda bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren, e-Defter uygulamasına geçmek ve edefter.gov.tr adresinde format ve standardı belirlenen defterleri e-Defter olarak tutmak zorundadırlar.

Not: Zorunluluk getirildiği halde e-Defter uygulamasına süresi içinde geçmeyen mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununda öngörülen cezai hükümler uygulanır.

e-Defter Uygulamasından nasıl dâhil olurum?

e-Defter Tebliği kapsamında gerek zorunlu olarak gerekse ihtiyari olarak defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kaydedecek, muhafaza ve ibraz edecek gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıda yer alan şartları yerine getirerek edefter.gov.tr adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak e-Defter uygulamasına başvuruda bulunması gerekmektedir.

• Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya Mali Mühür temin etmiş olmaları.
• Tüzel kişi mükelleflerin Mali Mühür temin etmiş olmaları.
• e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın, Başkanlıktan uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.

Datasoft bize nasıl yardımcı olabilir?

Datasoft Yazılım tarafından üretilen ve GIB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından onay alan Bulut mimari üzerinde çalışan ve Platform bağımsız e-Defter uygulaması vardır. Ayna zamanda yine GIB tarafından onaylanmış masaüstü e-Defter uygulaması vardır. Bu ürünlerden bir tanesini e-Defter uygulaması için tercih etmeniz durumunda Kamu SM Mali mühür başvurusu, Mali Mühür kurulumu, GIB e-Defter başvurusu ve e-Defter uygulama eğitimi konusunda Datasoft Yetkili Bayileri sizlere her türlü desteği verecektir. Buraya e-posta göndererek veya buradaki formu doldurarak talep ve bilgilerinizi iletebilirsiniz.

e-Defter için muhasebe kaydında nelere dikkat etmeliyim?

e-Defter Uygulamasının başlangıcından itibaren muhasebe fiş kaydında kurallar:

• Muhasebe kaydı sırasında belge türü girilmek zorundadır.

e-Defter Uygulamasından yararlanan mükellefler için belge türleri şunlardır:

1. Fatura (*)
2. Çek (*)
3. Senet
4. Müşteri Siparişi
5. Satıcı Siparişi
6. Navlun
7. Diğer (Kullanıcı tarafından tanımlanır) (*)
8. Yok (virmanlar ve vergi tahakkukları gibi belge olmayan işlemler için kullanılır)

• (*) Fatura, Çek, Diğer Belge türlerinde belge numarası girilmesi zorunludur.
• Aynı muhasebe fişinde farklı e-Belge türleri kayıt yapılmaz.
• Aynı muhasebe fişinde e-Belge türü aynı bile olsa farklı numaralı belgeler bulunamaz.
• Çek ile tahsilatta veya çek ile ödemede her çek için ayrı bir muhasebe fişi oluşturulur.
• Çek ile Tahsilat veya Çek ile Ödeme Belgelerinin üzerinde ÇEK BORDROSU yazması durumunda ve DİĞER Belge seçeneğinde ÇEK BORDROSU tanımlayarak bu belge içerisindeki çekleri toplu olarak giriş yapılabilir.
• Senet ile tahsilatta veya senet ile ödemede her bir senet için ayrı bir muhasebe fişi oluşturulur
• Senet ile Tahsilat veya Senet ile Ödeme Belgelerinin üzerinde SENET BORDROSU yazması durumunda ve DİĞER Belge seçeneğinde SENET BORDROSU tanımlayarak bu belge içerisindeki senetleri toplu olarak giriş yapılabilir.
• Fatura (Alış/Satış/Gider) Çek ve diğer belge tiplerinde belge numarası zorunludur.
• Muhasebe fişinde bir cari hesaptan tahsilat ve ödeme kaydı var ise, ödeme yöntemi seçilmek

e-Defter beratlarını GIB e-Defter sistemine ne zaman yüklenir?

e-Defter Beratları her yıl hesap dönemi başında yapılan tercihe göre Aylık olarak veya Geçici Vergi Dönemine uygun olarak 3 Aylık olarak yüklenebilir.

Yasal yükleme süresi geçen Beratları nasıl silebilirim?

Yasal yükleme süresi geçen beratlara ilişkin e-Defterin yeniden oluşturulabilmesi için Başkanlık sisteminde kayıtlı mevcut beratların silinmesine ilişkin talepler; durumun aşağıda belirtilen evraklar ile tevsiki halinde Başkanlığımızca değerlendirilmektedir.

Buna göre; e-Defter tutanlar, Vergi Usul Kanununda belirtilen “Mücbir Sebep” halleri nedeniyle e-Defter veya beratlarına ait kayıtlarının bozulması, silinmesi, zarar görmesi veya işlem görememesi ve e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza edildiği e-Defter saklama hizmeti veren özel entegratör kuruluşlardan veya Başkanlıktan ikincil örneklerinin temin edilemediği hallerde, söz konusu durumların öğrenilmesinden itibaren tevsik edici bilgi ve belgeleri ile birlikte 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yetkili mahkemesine başvurarak kendisine bir zayi belgesi verilmesini istemelidir.

Mahkemeden zayi belgesinin temin edilmesini müteakip, zayi belgesi ve Özel Amaçlı YMM Raporu ile durumun Başkanlığa yazılı olarak bildirilmesi halinde, mükelleflerin zayi olan e-Defter kayıtlarının yeniden oluşturulması ve bunlara ait yeni oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının e-Defter uygulaması aracılığı ile Başkanlık sistemine yeniden yüklenmesi için Başkanlık tarafından yazılı izin verilir.

Yasal yükleme süresi geçen beratlara ilişkin e-Defterde, Uyumlu yazılım firması kaynaklı eksik veya hatalı veri girişleri olması halinde ise durumun öğrenilmesinden itibaren tevsik edici bilgi ve belgeler (Uyumlu yazılım firması tarafından hazırlanan teknik rapor, Özel Amaçlı YMM Raporu) ile birlikte 15 gün içinde Başkanlığa başvurulması gerekmektedir.

e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklanması zorunlu mudur?

e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur.

GIB (Gelir İdaresi Başkanlığı), bu zorunluluk kapsamında e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklanmasına yönelik olarak hiçbir özel entegratör kuruluş yetkilendirilmemiş olup, saklama işlemi yalnızca Başkanlığımızca ücretsiz olarak sunulmaktadır.

Ancak, bu zorunluluk mükelleflerimizin e-Defter ve berat dosyalarını kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza ve ibraz etme zorunluluğunu ortadan kaldırmadığı gibi ayrıca üçüncü kişiler nezdinde (muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.) muhafaza işlemi yapmalarına da engel teşkil etmez.

GIB saklama yaptığı verileri mükellefin istemesi halinde mükellefe vermemektedir.